english version карта сайта обратная связь

Скриптунова Е.А.
"Справочник экономиста" №11 (41), 2006

КАК ЛУЧШЕ ОРГАНИЗОВАТЬ СНАБЖЕНИЕ ОФИСА КАНЦТОВАРАМИ, ЧТОБЫ СВЕСТИ ЗАТРАТЫ К МИНИМУМУ

Вопрос обеспечения офиса канцтоварами, наверное, наиболее животрепещущий для большинства секретарей небольших компаний или офис-менеджеров компаний покрупнее. Регулярные затраты на канцтовары есть у любого офиса, и каждый руководитель заинтересован в том, чтобы, по возможности, эти затраты сократить. Естественно, без ущерба для производственного процесса. Именно вопросу о том, как же минимизировать расходы компании на канцтовары, и посвящена данная статья. Чтобы ответить на этот вопрос, нам необходимо разобраться, каким образом формировать перечень необходимых компании канцтоваров, как выбирать поставщиков, как часто делать закупки, как вести учет расходования канцтоваров. Данные аспекты процесса организации снабжения офиса канцтоварами являются ключевыми в деле сокращения издержек, и на них мы сделаем основной акцент.

Итак, рассмотрим, какие же факторы влияют на расходы компании по статье «канцтовары». Прежде всего, это:

• Сам перечень канцтоваров, что именно закупается для производственных нужд и в каком количестве. Или, другими словами, это объем закупки.

В зависимости от специфики деятельности компании этот список может быть минимален (бумага, ручки, папки) или включать чуть ли все возможные позиции из каталога канцтоваров. Другими словами, прежде всего, необходимо выяснить, сколько и каких канцтоваров нужно компании. Простое сокращение данного списка до действительно необходимого уровня уже даст компании существенную экономию.

• Стоимость закупаемых канцтоваров.

В идеале решение данного вопроса должно зависеть от политики компании. Если компания стремится за счет дорогих канцтоваров сформировать определенный имидж – то большая стоимость закупаемых канцтоваров имеет смысл. Если же канцтовары не играют в компании имиджевой роли, а просто используются по назначению, тогда покупая более дешевые аналоги можно сэкономить довольно приличные суммы.

• Выбор поставщика

Известно, что разброс цен у компаний, занимающихся продажей канцтоваров, довольно существенный. Простое изучение рынка, сравнение цен и выбор наиболее дешевого варианта также может привести к существенной экономии. Однако, на деле довольно редко случается, что секретари проводят такой анализ. Им проще закупать там, где и всегда проводились закупки (возможно даже решение принималось задолго до начала их работы в компании). Кроме того, многие секретари опасаются, что выбор поставщика не входит в их полномочия, и предпочитают действовать по сложившейся традиции.

• Налаживание систематичности в закупках.

Наладив учет канцтоваров и обеспечив регулярность закупок можно серьезно сэкономить. Ведь как происходит довольно часто. «Вдруг» что-то заканчивается, и секретарь вынужден это что-то очень быстро закупить. В итоге покупать приходится там, где могут обеспечить поставку в нужный срок. А это довольно часто бывает дороже. Кроме того, делая закупки планово, например, раз в месяц секретарь может обеспечить достаточный их объем для получения скидок и других привилегий (например, бесплатной доставки)

Рассмотрим каждый из этих факторов экономии более подробно.

Перечень необходимых канцтоваров

Очень часто компания закупает значительно больше канцтоваров, чем ей в действительности необходимо. Обычно экономия за счет сокращения объема закупки бывает самая существенная. Поэтому именно с данного пункта мы и предлагаем начать работу по сокращению затрат на канцтовары.

Чтобы оценить так ли это в вашей компании и сэкономить на этом пункте, необходимо последовательно проделать следующие действия:

Данную ревизию можно проводить в форме инвентаризации, создав небольшую комиссию, а можно просто попросить всех сотрудников переписать свое канцелярское «имущество».

Для этих целей лучше заготовить единую форму учета, чтобы легче впоследствии было сравнивать. Можно облегчить задачу, заранее вписав в эту форму наиболее типичные группы канцтоваров.

Например:

Если использовать данную форму, то помимо ревизии текущего состояния можно выявить как сотрудник определяет свои потребности. Эта информация пригодится позже для определения периодичности закупок и установлении норм расходования канцтоваров.

После того, как списки составлены, необходимо провести их анализ. Он заключается в том, чтобы сравнить списки сотрудников (или отделов) между собой, выявить и объяснить различия. Если различия не вызваны спецификой деятельности, а определяются субъективными причинами, то имеет смысл скорректировать список канцтоваров.

Например, два бухгалтера, выполняющие идентичную работу в одной компании заказывали разные архивные папки. Один - простые бумажные, стоимостью 5 рублей, а другой пластиковые с замочками по цене 110 руб. Как выяснилось, никакой спецификой деятельности это вызвано не было. Просто один был склонен к экономии, а другому нравились красивые вещи.

Средний расход определяется путем деления общего количества канцтоваров, закупленных за определенный период (лучше всего год) на количество месяцев в данном периоде.

Далее необходимо сравнить средний расход по сотрудникам или отделам и проанализировать полученные данные.

В случае существенных расхождений выяснить причины такой ситуации. Возможно, что какой-то отдел в силу специфики работы объективно тратит больше канцтоваров определенного вида. Если же большее расходование относительно средней величины не вызвано объяснимыми причинами, то либо не продумана организация работы, либо канцтовары просто расходуются неэкономно.

Например, в одной компании, менеджер заказывал больше всех папок. Когда его попросили показать, куда он их расходует, оказалось, что в отличие от своих коллег он заводит отдельную папку на каждого клиента и каждый договор. Его руководитель признал это нецелесообразным и обязал сократить количество папок.

Участие непосредственных руководителей сотрудников, особенно на этапе анализа, обязательно. Очень часто бывает, что слишком большой расход канцтоваров напрямую связан неэффективной организацией труда. И даже если на первом этапе руководители будут сопротивляться данной работе, считая, что это пустая трата времени, в итоге они, обычно, бывают благодарны инициатору этой работу. Ведь они получают возможность проанализировать работу своих подчиненных, оптимизировать ее и соответственно не только сэкономить на канцтоварах, но и высвободить время подчиненных для решения других задач.

Пример

В результате анализа расходования канцтоваров руководитель отдела узнал много интересных вещей. Один его сотрудник, например, практически не пользовался ежедневниками. С ежедневником он приходил только на совещание отдела, потому что видел, что все так делают. Больше он ежедневником не пользовался. Любую нужную ему информацию записывал на маленьких листочках. Естественно при этом, что он часто терял телефоны партнеров, забывал выполнять поручения, не передавал информацию коллегам. Выяснился данный факт, когда обнаружилось, что он единственный постоянно заказывает блоки маленьких листков для записи. После беседы с этим сотрудником руководитель выяснил, что он имеет весьма смутное представление о тайм-менеджменте (управлении временем). Данный сотрудник был отправлен на обучение, и его эффективность в результате сильно возросла.

При этом стоит иметь ввиду, что все канцтовары условно можно разделить на две группы:

• канцтовары, которые необходимо закупить разово при организации рабочего места и обновлять в будущем не чаще чем 1 раз в 2-3 года;
• канцтовары, которые необходимо закупать регулярно, с определенной периодичностью.

Поэтому для каждого рабочего места имеет смысл составлять два списка.

Примерный минимальный перечень канцтоваров для организации рабочего места:

• Канцелярский набор: стаканчик (размер, количество отсеков, форма зависит от желания), комплект ручек, карандашей, ластик, ножницы, нож для бумаги, степлер, антистеплер, скрепки.
• Дырокол
• Калькулятор
• Стаканчик для скрепок с магнитом
• Точилка для карандашей
• Записная книжка
• Лотки для бумаг
• Линейка
• Визитница для своих визиток

Примерный минимальный перечень канцтоваров для функционирования типичного рабочего места (например, менеджера по работе с клиентами)

Очень хорошо экономит расходы установление нормы расходования канцтоваров. Если норма израсходована, то сотруднику (или отделу) больше не выдаются определенные канцтовары до истечения срока их расходования. Это стимулирует персонал более бережно относиться к канцтоварам. Но данная мера может иметь и негативные последствия. Бывает, что кому-то нужно существенно меньше нормы и, получая установленное количество канцтоваров, эти сотрудники либо просто их складируют, либо пользуются, что называется, не считая, хотя вполне могли бы обойтись и меньшим количеством. Выход из ситуации можно найти, применяя смешанный подход. Для сотрудников, которые умеют экономить и расходуют меньше всех канцтоваров, все необходимое выдается не по норме, а сколько требуется (что у них всегда меньше нормы). Для тех же, кто склонен к перерасходу, нормы соблюдаются жестко.

Таким образом, по данному пункту экономия сначала происходит за счет сокращения общего списка канцтоваров и исключения из него позиций, которые явно не требуются в работе (вроде пластиковых архивных папок, как в приведенном выше примере). И следующий шаг состоит в том, чтобы сократить количество расходуемых, а значит и закупаемых канцтоваров до необходимого уровня, избегая перерасхода (для этого как ориентир используются нормы расходования).

Стоимость закупаемых канцтоваров

Чтобы каждый раз не проделывать работу по сравнению стоимости канцтоваров необходимо первый раз выполнить ее грамотно и в полном объеме. Для этого можно составить таблицу в Excel и все полученные данные вносить в нее. Чаще же секретари, выяснив все цены и записав их на отдельных листочках, затем принимают решение, а листочки с информацией просто выкидывают. В следующий раз, если необходимо сравнить цены, все повторяется заново, причем с самого начала.

В таблице лучше учитывать не только цену, но и отличия, чтобы в будущем сократить время на принятие решения.
Например:

Еще раз отметим, что не всегда более высокая цена соответствует более высокому качеству. Часто более известные производители назначают большую цену, что называется за бренд. И если компании неважно, например, пишет ли сотрудник ручкой известной марки или обыкновенной ручкой, то, выбрав более дешевый аналог, можно существенно сэкономить.

Выбор поставщика

При выборе поставщика сложно руководствоваться только вопросами цены. Иногда верх берет удобство, например, возможность заказать все необходимое в одном месте или удобная (быстрая, еще до оплаты) доставка. Но все-таки решение нужно принимать исходя из возможностей компании. Если нужно экономить – то, может быть, имеет смысл поступиться удобством и заказывать разные канцтовары в разных местах, выбирая более дешевые варианты.

Налаживание систематичности в закупках

Чтобы наладить систематичность закупок нужно уделять этому вопросу достаточно внимания. Прежде всего, необходимо решить будете ли вы работать по заявкам или установите нормы расходования. И в том и в другом случае потребуется подготовительная работа. Но и тот и другой вариант позволяет существенно экономить относительно бессистемных закупок (или закупок по мере необходимости). Кроме того, можно использовать смешанный подход: работать по заявкам, но установить нормы расходования и использовать их как ориентир, верхнюю планку для корректировки заявок.
Наиболее существенный вопрос состоит в том, чтобы определить минимальную частоту закупок. Обычно закупать канцтовары чаще чем 1 раз в месяц нецелесообразно. Небольшие компании вполне могут закупать канцтовары и 1 раз в квартал. Далее необходимо определиться, какие канцтовары закупать в каждую закупку, а какие реже. Для этого имеет смысл провести учет и анализ частоты закупок за прошедший год по каждой позиции.
Наш опыт показывает, что компании, которые проделали весь комплекс перечисленных мероприятий и оптимизировали работу по снабжению офиса канцтоварами, смогли сократить расходы на 20 - 50%. Принципы, заложенные в данный комплекс мер, достаточно просты, хотя на практике сплошь и рядом нарушаются: не закупай ненужного; не закупай лишнего; прежде чем купить, сравнивай и выбирай лучшие цены; планируй покупки, не покупай первое, что попадется под руку. Но самое главное, стоит помнить, что если не прилагать усилий и не заниматься этой работой на регулярной основе никакой экономии добиться невозможно. Только постоянный учет, тщательный анализ и креативность в отношении всего процесса могут позволить решить поставленную задачу