english version карта сайта обратная связь

Елена Скриптунова
«Секретарь референт» №4 (64) апрель 2008

Нормы расходования канцтоваров

Вопросы:

1. Существуют ли какие-нибудь нормы расхода канцтоваров и бумаги в организациях? Чем руководствоваться при разработке регламентирующих документов, в которых устанавливается лимит по расходу для подразделений?

2. Наша компания не очень крупная и закупку канцтоваров руководство решило возложить на секретаря. В связи с этим у меня возникли следующие вопросы:

• как правильно организовать учет выданных канцтоваров;
• как правильно организовать заявки на покупку канцтоваров;
• есть ли какие-то нормы, по которым необходимо выдавать канцелярские принадлежности?

Ответ:

Расходование канцтоваров зависит от специфики деятельности как компании, так и отдела. Например, бухгалтерии и юридическому отделу обычно нужно больше бумаги, чем IT-отделу и службе безопасности. Хотя многое зависит от вида деятельности компании.

Существуют также и отличия в потребности в канцтоварах у разных должностей, однако целесообразнее планирование и учет расходования канцтоваров вести по отделам, а не по должностям (за исключением небольших компаний, в которых либо вообще нет отделов, либо в них по 1-2 человека). Это не только упрощает весь процесс, но и обеспечивает руководителей отделов дополнительными рычагами управления, позволяет лучше разбираться в деятельности подчиненных и упрощает процесс контроля. Ведь обосновывая потребность в канцтоварах перед своим руководителем, сотрудник не имеет возможности «придумать» задачи, для которых ему что-то понадобилось.

Например, нам известен случай, когда один из сотрудников заказал у офис-менеджера бумагу формата А3, объяснив это тем, что ему нужно делать презентации для клиентов. Лишь случайно выяснилось, что никаких презентаций, для которых нужна такая бумага, отдел не проводит и проводить не собирается. Руководитель отдела был крайне недоволен, что его подчиненный, в рабочее время занимается посторонними делами, да еще используя ресурсы компании. После этого в компании было введено правило: все заявки утверждаются руководителем отдела.

Это не значит, что руководитель сам должен заниматься сбором и обобщением заявок от сотрудников, для этого он может назначить ответственного исполнителя. Однако подчиненные должны знать, что все их запросы будут проверены руководителем, который либо согласится с ними, ибо отклонит.

Нормы расходования канцтоваров целесообразно устанавливать каждой компании индивидуально в зависимости от своих потребностей и специфики деятельности.
Для этого используется два метода:

1. Анализ статистики для установления норм расходования типовых канцтоваров.
2. Для новых и нестандартных наименований канцтоваров - обоснование каждым отделом своей потребности в них.

Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания. Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета. Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок. В таком случае обоснованием может быть план работ отдела на год или квартал.

Для типовых канцтоваров (таких как бумага, ручки, папки, листки для записей и т.д.) нормы расходования обычно получают эмпирическим путем, анализируя расход канцтоваров за достаточно длительный период времени, оптимально не менее года.
Очевидно, что для того, чтобы проанализировать статистику расходования канцтоваров необходимо вести учет. Проще всего завести форму в Excel. Например, можно заполнять две связанных таблицы.

Из первой таблицы наглядно видно, какой остаток по каждому наименованию канцтоваров мы имеем на текущую дату, а на основе второй таблицы можно анализировать расходование канцтоваров по отделам. Можно составить и другие таблицы, которые облегчат учет и позволят проводить регулярный анализ.

При анализе стоит обращать внимание на следующее:

• какова динамика расходования канцтоваров каждого наименования и/или группы и с чем это связано
• насколько существенна разница в расходовании канцтоваров по разным отделам и чем это вызвано

Если статистики нет совсем, то необходимо срочно начинать вести учет. А пока статистика накапливается, можно пользоваться вторым методом. Т.е. собирать заявки с отделов и анализировать их. Необходимо сравнивать текущие заявки с заявками этого же отдела за прошлые периоды. Если в них наблюдаются существенные различия – они должны быть обоснованы. Также анализ должен состоять в сравнении между собой заявок от разных отделов. Если два отдела имеют примерно одинаковую штатную численность и выполняют близкие функции (например, отдел труда и заработной платы и планово-экономический отдел), то их потребность в канцтоварах не должна существенно различаться. Любые различия, как в составе, так и в объеме канцтоваров, должны быть чем-то обоснованы. После такого сравнительного анализа, как правило, приходится корректировать некоторые заявки в меньшую сторону.

При организации процесса заявок стоит учитывать:

1. Периодичность заявок
2. Сроки предоставления заявок
3. Форма предоставления заявок

Все эти пункты можно закрепить в кратком регламенте.

Заявки на канцтовары лучше принимать с определенной периодичностью. Периодичность заявок зависит от размера и профиля компании, а также от способа организации обеспечения канцтоварами. Для крупной компании период обычно меньше, но в среднем имеет смысл собирать заявки ежеквартально или ежемесячно. На канцтовары длительного пользования заявки собирают раз в год.

Например, ежеквартальная заявка на канцтовары может иметь следующую форму (курсивом выделено то, что заполняется ответственным сотрудников от отдела, который подает заявку)

Можно принимать заявки как в бумажном, так и в электронном виде. Для крупных компаний можно даже разработать специальную программу подачи заявок, в которой будет систематизироваться вся информация, как о заявках, так и о реальном расходовании. В ней можно также установить ограничения по нормам. Также можно завести журнал заявок, куда сотрудники будут записывать наименование и количество канцтоваров. Но такой способ подходит лишь для небольших (до 30 человек) организаций. Для более крупных компаний лучше разработать специальную форму заявки, аналогичную приведенной выше. После сбора заявок с отделов их необходимо обобщить, проще и удобнее вести таблицу Excel, например, следующего вида:

Важно установить четкие сроки сдачи заявок, с учетом того, что необходимо определенное время на их обобщение, согласование общего количества и суммы закупок, заказ, оплату, доставку и выдачу. На практике весь цикл может занимать до 3 недель. Поэтому, сроки сдачи заявок обычно устанавливают до 10 – 15 числа месяца, предшествующего периоду планирования. Можно также установить, что отдел не сдавший заявку вовремя, не включается в общий список и соответственно лишается канцтоваров на следующий период. Это жесткая мера, но в случае хронических нарушений сроков действует безотказно. Достаточно один раз лишиться канцтоваров и желание «забыть» о заявке больше не возникает. Процесс выдачи канцтоваров должен также строго контролироваться. Нельзя ничего не выдавать просто так. Ответственный от каждого отдела должен проверить все канцтовары по списку и подтвердить получение канцтоваров под роспись.