НОВИЗНА
ЭФФЕКТИВНОСТИ (ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ О ПОКУПКЕ ТЕХНИКИ)
Скриптунова Е.
"БОСС", № 4, 2000
Системы управления в целом развиваются обычно таким образом, что вначале
средства вкладываются в технику, оборудование, потом в технологии,
и в последнюю очередь в развитие персонала.
Действительно, вложить деньги в технику, с первого взгляда, проще
всего - купил и пользуйся, получай прибыль. Технологии и системы управления
еще нужно разрабатывать; персонал вообще тонкая материя: попробуй
определи - кого, чему и как учить, чтобы это дало результат. Однако
простота вложения денег в технику обманчива. Сегодня оборудование
достигло такого технического уровня, что без дополнительных вложений
в разработку технологического процесса, систем управления, в профессиональный
уровень персонала и его мотивацию, использование техники возможно
(по разным оценкам) не более чем на 10% ее возможностей. За примерами
далеко ходить не надо. Практика покупки компьютера самого последнего
поколения повсеместна. Однако он продолжает использоваться в среднем
на 70% как печатная машинка и на 20% для походов по Сети, остальные
10% чаще используются не для рабочих целей (игры, графика, музыка
и т.д.). Иногда еще к этому перечню добавляется использование баз
данных и это пожалуй все (конечно речь здесь идет о среднем пользователе,
а не о программисте или дизайнере).
Происходит это, как правило по трем основным причинам. Первые две
мы уже указали. 1) Новая техника не встраивается в систему управления,
не завязана в единую технологическую цепочку, нет специализации в
использовании отдельных технических единиц, каждая из них носит универсальный
характер. 2) Персонал не умеет или не хочет пользоваться всеми возможностями
оборудования.
Третья причина лежит в системе принятия решения о покупке новой техники.
Что происходит обычно? Программист (специалист технического отдела
и т.д.) посещает выставку (читает новый журнал, беседует с коллегой
и т.д.) и узнает о каком-то новом, очень современном оборудовании
(компьютере, ксероксе и т.д.). У него возникает непреодолимое желание
иметь такую технику, работать на ней. Он идет к руководителю и уговаривает
его приобрести оборудование. Доводы используются самые различные -
от "мы не должны отставать от конкурентов", "все сейчас пользуются
только этим" до "мы будем первыми, мы быстрее всех сможет добиться
результатов". Единственное что отсутствует в таких рассуждениях, так
это насколько использование техники экономически эффективно для данной
организации и способствует ли ее приобретение решению конкретных целей
организации. Руководитель же часто поддается напору и очарованию технического
специалиста и соглашается, не решаясь задавать вопросы (и соответственно
демонстрировать свое незнание в данной области). Одна из немногих
причин, способных остановить руководителя - отсутствие в данный момент
необходимых средств на покупку. Если же свободные средства есть -
они, как правило, тратятся. И когда, через некоторое время средств
не хватает на что-то действительно очень важное для организации -
исправить уже ничего нельзя.
Что же делать, чтобы избежать подобных ситуаций? Необходимо регламентировать
процесс принятия подобных (а лучших вообще всех) решений. В идеале
это происходит следующим образом. Руководство выстраивает стратегию
развития своей организации, с учетом мнения руководителей подразделений
и опираясь на имеющуюся у них информацию. Для этой цели можно использовать
совещания, мозговые штурмы, персональные обсуждения, письменные предложения
и другие формы. Далее, на основе общей стратегии, подразделениям ставятся
задачи. Подразделения, при поддержке технических специалистов, просчитывают
какая техника необходима им для решения поставленных задач. После
чего подразделения подают заявки в технический отдел и тот составляет
общую смету на определенный период. Смета увязывается руководством
с общей стратегией и финансовыми возможностями организации. Руководитель
расставляет приоритеты: А - срочно необходимо; В - необходимо по возможности;
С - желательно. В соответствии с этим составляется план закупок. Далее
технический отдел анализирует рынок и готовит руководству небольшой
обзор: где, за сколько и на каких условиях можно приобрести требуемое
оборудование. После чего и принимается окончательное решение. При
выборе поставщика имеет смысл обращать внимание не только на стоимость
и технические характеристики, но и на послепродажное обслуживание,
наличие гарантии, техническую поддержку, совместимость с другим оборудованием
и возможность модификации в дальнейшем, систему скидок и льгот, репутацию
фирмы.
Также мы рекомендуем организациям использовать такую систему бюджетирования,
где отдельно выделен фонд развития и статья в нем: техническое оснащение.
Тогда руководитель может быть уверен, что у него есть средства на
покупку техники и еще есть средства других фондов на решение всех
существующих задач. Когда же нет системы бюджетирования (распределение
имеющихся средств и учет всех необходимых затрат по различным направлениям),
решения о покупке дорогостоящей техники могут быть просто опасными.
А как же, спросите Вы, быть с совершенно новой техникой, ведь невозможно
предугадать ее появление, и если ее не использовать, можно упустить
выгоду. Да, такая ситуация может произойти. Но ведь задачи подразделениям
ставятся периодически (и ежегодно и ежеквартально), и стратегия также
подлежит корректировке. И есть возможность скорректировать цели с
учетом новой информации (о появлении новинок). В конце концов можно
созвать совещание и обсудить ситуацию со всеми заинтересованными подразделениями.
Еще один важный момент при принятии решения о покупке оборудования.
Необходимо просчитать, насколько эффективным будет его использование
и не выгоднее ли будет пользоваться техникой сторонней организации.
Например, если организации требуется изредка скопировать некоторые
документы, то целесообразнее пользоваться услугами копирования на
стороне (если дополнительные затраты незначительны, например организация,
предлагающая такие услуги находится рядом). Решение не приобретать
технику, которая нечасто используется в деятельности, решает и проблему
использования этой техники в личных интересах сотрудников, либо же
неэффективно (то же копирование совершенно ненужных материалов).
