О компании

Главная страница сайта
История нашей организации
Основные проекты
Наша миссия
Наши принципы
Координаты
Персонал
Вакансии
Отзывы и благодарности
КСО
Презентация компании

 

Виды услуг
Консультирование
Исследования
Тренинги
 

Руководителю
Меню консалтинговых продуктов
Примеры проектов
Ответы на вопросы руководителей
 

Читальный зал
Наши статьи
Наши вестники
Наши тесты
Наши исследования
Рекомендуем почитать
Словарь консультанта
Фотоархив
 

Наши партнеры
Наши партнеры

english version карта сайта обратная связь

  Читальный зал  
 
НАШИ СТАТЬИПослать ссылку на эту статью
Подписаться на рассылку новых статей от «Аксима: Консалт»
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ - ТВОРЧЕСКАЯ ЗАДАЧА (как своими силами разработать файлинг-систему)
Скриптунова Е.А.
Секретарь референт № 12 (24) декабрь 2004

Нередко работа секретаря и офис-менеджера кажется рутинной и не особо значимой. Между тем, на секретарях лежит ответственность за такой, по-настоящему творческий участок работы как разработка файлинг-системы организации. В данной статье речь пойдет о том, что такое файлинг-система компании и как разработать ее своими силами для компании среднего размера (а именно в таких компаниях работами по файлинг-системе занимаются секретари).

Для повышения эффективности управления документы в организации принято классифицировать и хранить в определенном порядке. В противном случае тратится много времени на поиск нужного документа, некоторые документы приходится составлять заново, сложно разобраться новому сотруднику - где и что находится и т.д.

При составлении такой классификации говорят о файлинг-системе - системе организации учета и хранения документов на основании определенных параметров, наиболее удобных для конкретного вида деятельности и организации.

Работу по классификации, учету, хранению документов обычно осуществляет секретарь или офис-менеджер. Он разрабатывает вариант файлинг-системы и согласовывает ее с руководством. Часто бывает, что, придя в организацию, секретарь застает уже сложившуюся файлинг-систему и продолжает работать так, как это было принято до него. Но время идет, и те цели, которые решались созданием самой первой файлинг-системы компании могут измениться. В таком случае может сложиться ситуация, что существующий порядок организации документооборота уже недостаточно эффективен и требует оптимизации. Поэтому, даже если файлинг-система в компании была специально разработана (а не сложилась стихийно, как бывает чаще всего), то примерно 1 раз в год она должна подлежать ревизии и необходимой корректировке.

Разработка или оптимизация файлинг-системы компании осуществляется по следующему алгоритму:

•  Ревизия всех документов компании
•  Выбор параметров классификации
•  Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами
•  Проверка полученной системы на непротиворечивость, апробация, внесение необходимых корректив.

Рассмотрим эти этапы по порядку.

Ревизия всех документов компании.

Итак, прежде чем приступить к разработке или оптимизации файлинг-системы необходимо провести полную ревизию всех документов компании. Работа эта долгая и кропотливая, требующая усердия и внимательности. Планируя работу по разработке файлинг-системы, стоит иметь ввиду, что на ревизию всех документов уйдет более всего времени. В зависимости от объема документооборота компании ревизия может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. Но независимо от того, сколько документов в компании, этот этап нельзя исключать ни в коем случае. Иначе, потом, когда дело дойдет до параметров классификации, придется, при обнаружении неучтенного документа, постоянно вносить изменения в систему и процесс этот может затянуться очень сильно.

Вместе с ревизией документов можно совместить процесс сортировки документов (имеется ввиду их размещение в шкафах или на полках). Сам процесс ревизии состоит в составлении полного реестра документов. Лучше всего эту работу сразу проводить на компьютере, с тем, чтобы потом проще было группировать документы. Ревизия документов кажется рутинной и неинтересной работой, но она очень важна. Без тщательного учета всех документов невозможно переходить к следующему этапу работы. Кроме того, бывает, что при ревизии находятся считавшиеся давно потерянными документы или обнаруживаются документы, о существовании которых вообще мало кто подозревал. Так что этот процесс обычно сопровождается приятными сюрпризами и открытиями. Кроме того, ревизию можно совместить с наведением порядка. Необходимо уничтожить все ненужные документы (черновики и прочие, оставленные «на всякий случай» бумаги), а также отложить отдельно все архивные документы, которые точно больше не потребуются в работе, но хранить которые все же нужно. Но, стоит иметь ввиду, что решение по вопросу, что относится к ненужным и архивным документам - это не уровень полномочий секретаря. Эти вопросы обязательно нужно согласовать с руководителем.

Пример. В нашей компании как-то произошел один неприятный инцидент. Секретарь очень любила наводить порядок и время от времени разбирала бумаги. Все было хорошо, пока однажды мы не обнаружили, что куда-то пропала целая стопка подготовленных для переработки раздаточных материалов для тренинга. Когда секретаря призвали к ответу, выяснилось, что она посчитала, что это ненужные черновики и выкинула их. То есть самостоятельно приняла решение, которое совершенно не входило в ее полномочия. Естественно, получила за это выговор, но материалов-то было уже не вернуть. Конечно, после такой самодеятельности, доверие к сотруднику было подорвано.

Выбор параметров классификации.

Второй этап разработки файлинг-системы компании состоит в определении признаков классификации имеющихся документов. Это самый сложный и ответственный этап работы. Так как варианты классификации могут быть самые разные, то и сам процесс представляет большое поле для творчества.

Документация может быть сгруппирована по следующим основным признакам:

•  Тематически. В одну группу объединяются документы одинакового содержания. Например, в одну группу помещается вся информация, которая относится к клиентам, в другую вся, которая относится к партнерам, в третью, все, что относится к собственному персоналу и т.д.
•  Номинально. В одну группу объединяются документы имеющие одинаковое название. Например, отчеты, приказы, письма и т.д.
•  Хронологически. В группы объединяются документы по датам создания, получения, отправки. Например, все документы, созданные в октябре 2004 года, в ноябре 2004 года и т.д.
•  По авторам. В группы объединяются документы в зависимости от их автора. Например, папки каждого сотрудника, папки отдельных отделов, документы, созданные определенной комиссией и т.д.
•  По корреспондентам. В группу объединяются документы, имеющие одинаковый (или сходный) адресат. Например, переписка с налоговой инспекцией, переписка с арендаторами.

Обычно в файлинг-системе совмещается группировка по нескольким основаниям.

Пример. «Фрагмент файлинг-системы с использованием группировки по тематическому, хронологическому и авторскому основаниям»

Тематический принцип классификации

Хронологический принцип классификации

Хронологический принцип классификации

Авторский принцип классификации

Планы

2004

1 квартал

Иванов

_ _ _

Петров

_ _ _

Сидорова

_ _

2 квартал

Иванов

_ _ _

Петров

_ _ _

Сидорова

_ _

3 квартал

Иванов

_ _ _

Петров

_ _ _

Сидорова

_ _

4 квартал

Иванов

_ _ _

Петров

_ _ _

Сидорова

_

2005

1 квартал

Иванов

_ _ _

Петров

_ _ _

Сидорова

В приведенном примере используется три вида классификации для всех документов. Однако, на практике чаще всего для разных групп используются разные основания классификации. Например, кроме представленной, может использоваться следующая цепочка «тематический признак (клиенты) – номинальный признак (письма, договора, отчеты) – хронологический признак».

Но в любом случае, лучше если классификация первого уровня имеет какое-либо единое основание. То есть, прежде всего, необходимо определить какой именно признак будет положен в основу всей файлинг-системы. Обычно, первый уровень классификации документов для компании осуществляется по тематическому признаку. Это наиболее удобно, так как в рамках всей компании документы бывают самые разнообразные. Хотя иногда бывает необходимым даже для классификации первого уровня использовать разные основания.

Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами

После того, как выбраны параметры классификации первого и последующих уровней осуществляется собственно процесс классификации. Часто бывает, что в компании уже сложилась какая-либо файлинг-система и необходимо осуществить перегруппировку документов.

Рассмотрим на примере, как была осуществлена оптимизация файлинг-системы одной организации.

К началу работ по оптимизации файлинг-система компании выглядела следующим образом.
Документы хранились в следующих каталогах:

•  Аренда
•  Бухгалтерия
•  Договора
•  Заместитель по производству
•  Заявки
•  Инструкции для цеха
•  Кадровая политика
•  Кандидаты
•  Ковалев
•  Командировки
•  Комиссия по качеству
•  Конкуренты
•  Обучение администрации
•  Петров
•  Письма сотрудникам
•  Планы и отчеты
•  Подбор
•  Правительство Москвы
•  Прайс-листы
•  Приказы
•  Протоколы совещаний
•  Регламент проведения проверок
•  Реклама
•  Служебные записки
•  Финансовый директор
•  Штатное расписание

Анализ этой файлинг-системы показывает следующее:

•  Количество папок очень велико. Часть папок можно объединить в одну группу, так как оптимально, с точки зрения психологии восприятия, чтобы количество папок первого уровня не превышало 10 – 12.
•  Все каталоги несистематизированны и явно создавались исторически, что называется по прецеденту.
•  Частично содержание разных папок дублирует другие папки. Так, в именных папках (Петров, Ковалев, финансовый директор, заместитель по производству) содержатся планы, письма, служебные записки, регламенты, приказы, отчеты по командировкам. Что касается именных папок, то они есть далеко не у всех сотрудников и их можно вообще исключить из файлинг-системы, как лишние.
•  В данной файлинг-системе не учтены многие документы, которые хранятся вообще без папок, в общем массиве (более 100 файлов). Это Положения о подразделениях, об аттестации, типовые бланки, аналитические обзоры, полезная информация и другие.
•  Также видно, что далеко не все документы вообще присутствуют в данной файлинг-системе, другими словами эти документы либо не созданы в компании вообще, либо не хранятся. Это, например, организационная структура компании, стратегия развития, годовые планы и цели всей компании, отчеты отдельных подразделений и другие.

После проведенного анализа, была предложена следующая файлинг-система для данной организации:

Группа документов

Подгруппы документов

Дальнейшая классификация

Распорядительные документы

Распорядительные документы

Приказы

Распоряжения

Протоколы совещаний

По тематическому и хронологическому основанию

(кадровые приказы, приказы по основной деятельности и т.д. структурированные по дате выпуска)

Нормативные документы

Регламенты о деятельности предприятия в целом

Устав предприятия

Договор учредителей

Штатное расписание и организационная структура

Правила внутреннего распорядка

По хронологическому основанию – по дате утверждения.

Для должностных инструкций – по авторскому основанию – по отделам и должностям.

Регламенты о персонале

Положения о подразделениях

Должностные инструкции

Положение об аттестации

Положение об оплате труда

_

Производственные процедуры, правила, нормы

Регламенты совещаний

Технологические документы

Процедуры, критерии и формы производственного контроля (регламент проведения проверок)

По хронологическому

основанию – по дате

утверждения

Стандарты

Типовые формы документов

Бланки

Формы учета и анализа

_

Письма

Внутренняя переписка

Информация для всего персонала (меморандумы)

Информационные сообщения подразделениям

Информационные сообщения отдельным сотрудникам

По корреспондентскому

принципу – кому адресовано

Внешняя переписка

Письма партнерам

Письма в госорганы

Письма клиентам

Прочие письма

По корреспондентскому и хронологическому принципу (например, переписка с Правительством Москвы по датам отправки и получения)

Договора

Договора с организациями (как исполнители работ)

Договор на поставку товаров

Договор с аредаторами

По авторскому (с кем именно договор) и хронологическому признакам

Договора с организациями (как заказчики работ)

Договора с поставщиками товаров

По авторскому (с кем именно договор) и хронологическому признакам

Договора с физическими лицами

Трудовые договора

Договора-подряда

По авторскому (с кем именно договор) и хронологическому признакам

Персонал

Подбор

Технология приема на работу

Анкета кандидата (бланк)

Заполненные анкеты кандидатов

Перечень необходимых документов для приема

По авторскому (анкеты группированы по отделам) и хронологическому признакам

Сведения о персонале

Личные дела персонала

Сведения о персонале (дни рождения, ИНН, фото и т.д.)

По авторскому признаку

Обучение

Программы и планы внутреннего обучения

Заявки на внешнее обучение

Отчеты о прохождении обучения

По авторскому и хронологическому признаку

Маркетинг

Реклама

Рекламные издания (листки, брошюры, буклеты и т.д.)

Информация о компании

По тематическому признаку

Ценообразование

Структура цены

Система льгот и скидок

Прайс-листы, тарифные расценки, прейскуранты

По тематическому и хронологическому признакам

Анализ рынка

Аналитические обзоры

Сведения о конкурентах

Базы данных по клиентам и партнерам

_

Финансы

Финансовые отчеты

Балансы квартальные и годовые

Учетная политика

По хронологическому признаку

Заработная плата

Ведомости

Расчетные листки

По авторскому и хронологическому признакам

Финансовая информация

Необходимые расчетные счета

Данные по фондам и налогам

_

Бланки

Доверенность

Авансовый отчет

Командировочное удостоверение

Счета-фактуры и т.д.

По номинальному признаку (по названиям документов)

Финансовый анализ

Аналитические расчеты и анализ

_

Стратегия, планы, отчеты

Общая стратегия

Стратегия развития компании

Системы (качества, маркетинга, управления персоналом и т.д.)

По тематическому признаку (по видам систем)

Планы

Годовые, квартальные планы компании

Годовые, квартальные, месячные планы подразделений (и отдельных сотрудников)

По хронологическому и авторскому признакам

Отчеты

Годовые и квартальные отчеты компании

Годовые, квартальные месячные отчеты подразделений (и отдельных сотрудников)

По хронологическому и авторскому признакам

Информационные документы

Внешняя информация

Законодательные акты

Полезная информация

По тематическому признаку

Внутренняя информация

Прочие документы, не вошедшие нив одну из групп

_

Любая файлинг-система в полном объеме представляет собой разветвленное дерево. У каждой организации – это дерево уникально и не похоже на деревья других организаций.

Проверка полученной системы на непротиворечивость, апробация, внесение необходимых корректив

Заключительный этап разработки файлинг-системы компании состоит в ее апробации. Для этих целей привлекаются сотрудники, более других работающие с документами. Проект файлинг-системы нужно раздать таким сотрудникам для ознакомления и дать им время на изучение, а потом выслушать их обратную связь. Это первый этап апробации. Бывает, что уже на этом этапе сотрудники высказывают существенные и полезные замечания. После внесения конструктивных предложений можно переходить к пробному использованию системы. Ориентировочно в течение месяца, после того, как введена новая система, сотрудники привыкают к ней и если всплывают какие-то противоречия, или система чем-либо неудобна, в нее вносятся коррективы. Изменение файлинг-системы компании – это по большому счету организационное изменение в компании. А к любым изменениям персонал обычно относится настороженно. Могут появиться недовольные, которые будут утверждать, что «и так все было хорошо, нечего было и огород городить». Это обычное явление, не стоит расстраиваться. Не пройдет и полугода, как те же сотрудники будут говорить, что теперь работать стало значительно проще и приятнее, документы не теряются, времени на бесплодные поиски тратить не надо и вообще непонятно как они жили до сих пор, без такой замечательной файлинг-системы.

Итак, после того, новая файлинг-система пройдет апробацию, она утверждается руководителем компании и доводится до сведения всего персонала. Оптимально, чтобы в структурных подразделениях прошли занятия по новой файлинг-системе. Данные занятия проводит разработчик, обычно секретарь или офис-менеджер, вместе с руководителем структурного подразделения. Для этого, до начала занятия, необходимо провести беседу с руководителем и убедиться, что он сам понимает суть изменений и поддерживает их. Тогда в ходе занятия он сможет помочь и поддержать ведущего. Для секретаря такая работа – это еще и профессиональный вызов, ведь его статус существенно меняется, он выступает преподавателем и осваивает новый для себя вид деятельности. Бывало, что после проведения таких занятий многие сотрудники в компаниях стали больше ценить и уважать секретаря, пересмотрели свое отношение.

При разработке файлинг-системы компании, стоит помнить еще о нескольких важных правилах этой работы:

•  Компьютерные папки и бумажные папки должны соответствовать друг другу. Для этого лучше всего ввести нумерацию папок и файлов, тогда процесс поиска, как на компьютере, так и в бумажных папках существенно ускорится. Обычно нумерация состоит из нескольких чисел. Например, 1 – 2 – 1 – 15. Классификация осуществляется по первой левой цифре, затем по второй и т.д.

•  В начало файлинг-системы лучше помещать группы документов, которые чаще используются. То есть имеет смысл выстраивать файлинг-систему по значимости, приоритетности документов.

•  Каждый сотрудник должен быть обеспечен бумажной распечаткой файлинг-системы, тогда новички не будут постоянно отрывать от дел более опытных коллег вопросами о том, где найти тот или иной документ.

•  Если документ вынимается из папки, в которую он подшит, то на его место обязательно должна быть вставлена карточка, с указанием того, кто, когда и на какой срок изъял документ. За этим процессом должен следить секретарь. Иначе возможна ситуация, когда сотрудники разобрали по рабочим местам документы, сами про это забыли и найти концов совершенно невозможно.

Работа с документами - серьезная часть работы секретаря. Здесь нет мелочей, важно правильно вести учет, не терять документы, знать, где и что хранится, уметь быстро найти нужный документ, вовремя переместить документ в архив, подготовить новый документ на базе существующего, использовать в работе утвержденные формы и бланки, оперативно предоставить руководителю необходимую информацию и многое другое. Файлинг-система – это управленческий инструмент, который при грамотной организации существенно облегчает работу с документами организации. Разработав и внедрив удобную файлинг-систему, секретарь может зарекомендовать себя ответственным, инициативным, творческим сотрудником. На сотрудника, справившегося с такой серьезной задачей, руководители обычно смотрят совершенно по другому, секретарь превращается для них их простого подчиненного в надежду и опору во многих ответственных делах.

 
Яндекс.Метрика
© ООО "АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги", 2002 г.

Рисунок: Вараксина А. С.
http://www.horse.galactic.ru
Дизайн:Иванов А. В.
http://www.qdesnik.ru