О компании

Главная страница сайта
История нашей организации
Основные проекты
Наша миссия
Наши принципы
Координаты
Персонал
Вакансии
Отзывы и благодарности
КСО
Презентация компании

 

Виды услуг
Консультирование
Исследования
Тренинги
 

Руководителю
Меню консалтинговых продуктов
Примеры проектов
Ответы на вопросы руководителей
 

Читальный зал
Наши статьи
Наши вестники
Наши тесты
Наши исследования
Рекомендуем почитать
Словарь консультанта
Фотоархив
 

Наши партнеры
Наши партнеры

english version карта сайта обратная связь

  Читальный зал  
 
НАШИ СТАТЬИПослать ссылку на эту статью
Подписаться на рассылку новых статей от «Аксима: Консалт»
КАК ВЫПУСКАТЬ ВНУТРИФИРМЕННУЮ ГАЗЕТУ
Скриптунова Е. А.
"Секретарь-референт" №5 2004

Внутрифирменная газета представляет собой собственное периодическое издание отдельной компании или группы компаний, если они объединены в рамках холдинга. Вид такого издания не обязательно представляет собой именно газету, это может быть и журнал, и информационный бюллетень или вестник, и информационный листок. Для удобства изложения условно будет называть любое такое издание внутрифирменной газетой. Издание собственной газеты дело довольно хлопотное и дорогое. И, прежде чем, за него браться, нужно очень четко определить, для каких целей вы планируете выпускать собственную газету и нет ли возможности эти цели достичь более простым способом. Выпуск своей газеты еще не стал повсеместной модой, но очевидно, что такая мода вот–вот возникнет, и большинство компаний будет считать своим долгом иметь собственную газету, в частности как атрибут солидности. И вот здесь кроется серьезная опасность. Не стоит браться за выпуск газеты просто потому, что так принято. Прежде всего, стоит определиться с ее предназначением. Потому, что любое внутрифирменное издание – это мощный инструмент информационного воздействия и может принести не только пользу, но и вред.

Информационная политика компании и выпуск внутрифирменной газеты
От того, как построена система информирования в компании, во многом зависит и внутренний климат, и лояльность персонала, и успешность любых изменений, и в целом настрой персонала на достижение целей компании. Понятно, что своя газета выступает лишь одним из элементов информационной политики. Среди прочих элементов информационной политики компании можно выделить следующие:
- собрания и выступления на них первых лиц организации
- нормативные и регламентирующие документы (приказы, распоряжения, инструкции, нормы и т.д.)
- личные встречи с персоналом
- внутрифирменное обучение
- доски объявлений
- неформальные мероприятия (праздники, соревнования) и др.
Основная задача информирования в компании – это четко обозначить политику, цели и стратегию компании, чтобы каждый сотрудник понимал, к чему стремится компания, и что может и должен сделать он для достижения общих целей. Кроме того, очень важно, чтобы до персонала была правильно доведена следующая информация:
- каковы результаты работы и достижения компании, чем она может гордиться
- каковы планы компании и перспективы развития
- каково место компании на рынке, чем она отличается от других компаний, в чем ее конкурентное преимущество, как она себя позиционирует
- кто является целевыми клиентами компании, каковы их потребности
- о планируемых и проводимых изменениях, их смысле (для чего они проводятся)
- об особенностях различных подразделений, каковы их функции, задачи, перспективы развития и т.д.
Наша компания провела недавно нескольких опросов в рамках разработки информационной политики организаций, которых мы консультировали. В результате мы выявили, что наибольшим доверием пользуются личные встречи с руководством на рабочих местах и корпоративные газеты. Но такой результат получается не всегда. Очень важно сформировать позитивный имидж газеты, вызвать у читателей доверие. Это возможно только при ясной политике корпоративного издания. Важно затрагивать различные темы, волнующие персонал: и позитивные и негативные. В этом вопросе очень важна гармония. Если будет перекос в сторону позитивных материалов, то доверие будет падать, так как ни в одной, даже самой благополучной организации не бывает все хорошо, жизнь невозможна без каких-либо трудностей и проблем. С другой стороны, если концентрироваться только на негативе, то сначала это вызовет нездоровый интерес (по этой причине большинство СМИ, пытаясь завладеть аудиторией, всегда очень много и красочно повествует о всевозможных трагедиях), но в дальнейшем приведет к невыполнению основной задачи газеты – помощь в достижении целей компании и настрой персонала на достижения, развитие гордости за компанию и стремление сделать ее еще лучше.
Газета выделяется среди прочих инструментов информирования тем, что в ней есть возможность совместить официальное и неофициальное информирование, обсудить слухи, развеять опасения, обменятся мнениями. Вся эта неформальная жизнь обычно протекает в кулуарах и если слухам не дается опровержения или не разъясняются какие-то решения, то последствия могут быть какими угодно.
Таким образом, выбирая формат своего корпоративного издания важно оценить:
- целевую аудиторию
- цели, на которые направлено издание

Целевая аудитория и цели внутрифирменной газеты
По большому счету целевая аудитория может быть трех основных видов:
- персонал организации
- внешняя среда организации (клиенты, потенциальные клиенты, партнеры, конкуренты и т.д.)
- и собственный персонал, и внешнее окружение
Третий вариант не особенно удачен, так как в такой случае приходится совмещать разные цели, которые завязаны на разные целевые аудитории. Так, если газета ориентирована на внутреннюю аудиторию, то она должна отражать все стороны жизни компании, в том числе и негативные. Если же она ориентирована на внешнее окружение, то должна быть сконцентрирована на достижениях компании и той информации, которая интересна и важна прежде всего этому внешнему окружению. Таким образом, если газета ориентированна и на внешнюю и на внутреннюю аудиторию, то добиться равноценных желаемых результатов по отношению к ним очень сложно. Или информации мало для персонала, так как не всю информацию хочется выносить вовне, либо она неинтересна клиентам и партнерам, так как отражает внутреннюю жизнь коллектива (например, повествует о неформальных мероприятиях, прошедших в компании). В итоге, ни одна из аудиторий не получает той информации в которой нуждается. Поэтому целесообразнее не создавать универсальной газеты для всех, а все-таки определиться, что для компании на данный промежуток времени важнее – собственный персонал и его развитие или поддержание отношений с клиентами и партнерами посредством печатного органа. Наиболее крупные компании, конечно же, могут себе позволить иметь 2 и даже более изданий, но большинству организаций все же придется выбирать, и выбор будет зависеть от многих факторов. Например, немаловажно, каков размер компании. Если компания небольшая и все сотрудники знают друг друга лично, то необходимость в специальном печатном органе отпадает. Исходя из того, какая аудитория целевая, формулируются цели внутрифирменной газеты.
Итак, цели внутрикорпоративной газеты могу быть следующие:
- информирование персонала о жизни компании, осуществление информационной политики
- формирование определенной корпоративной культуры в компании, либо ее корректировка
- сопровождение и облегчение процесса изменений, снижение сопротивления изменениям
- выстраивание диалога между сотрудниками и руководством, обеспечение обратной связи руководству от рядовых сотрудников, обеспечение прочих внутриорганизационных коммуникаций
- поддержание отношений с клиентами и партнерами посредством предоставления им интересной, полезной информации
- формирование в глазах клиентов и партнеров определенного имиджа, поддержание определенной репутации и т.д.
От того, какие цели будут выбраны будет зависеть политика издания и его формат. Но не зависимо от выбранного формата, важно, чтобы выбранная полтика проводилась от номера к номеру, то есть выбранный формат должен быть узнаваемым и ожидаемым.
Именно поэтому не стоит торопиться с первым номером газеты. Сначала нужно все тщательно продумать, определить целевые аудитории и цели, бывать формат, продумать стиль оформления, опросить потенциальных читателей, провести пробы по восприятию внешнего вида издания и внутреннего содержания.

Концепция внутрифирменной газеты
Вопрос концепции внутреннего издания компании состоит по большому счету из двух основных составляющих:
1. Содержание издания и его преподнесение.
2. Внешнее оформление, стиль, дизайн
И успех издания в равной мере зависит от этих двух составляющих. Рассмотрим основные требования к содержанию и оформлению внутрифирменной газеты, соблюдение которых обеспечивает ее успешность.

Требования к содержанию:
- Все материалы должны работать на определенную, четко осознаваемую цель.
В издании не должно быть просто материалов, мы должны понимать, какого отклика мы ждем от каждой публикации, какие результаты хотим получить. В этом смысле некоторые публикации вполне очевидны. Например, если кого-либо из сотрудников поздравляют с днем рождения, то это делается для оказания ему внимания и соответственно подчеркивания его значимости, что в конечном итоге влияет на общий настрой на работу и хорошую атмосферу. Но иногда мы сталкиваемся с публикациями, смысл которых понять сложно – например, объявляется конкурс на лучшее стихотворение. Кто объявляет - непонятно, какие будут награждения - не указано, зачем это нужно - тоже. Вот таких публикаций лучше избегать. Если уж объявлять такой конкурс, то не просто на лучшее стихотворение, а, например, стихотворение о родном заводе, и обязательно указать, как будут подводиться итоги, в какие сроки и куда сдавать стихи, какие призы ждут победителей. Такой конкурс по крайней мере работает на укрепление корпоративной культуры гордости за свое предприятие.
- Все материалы должны быть интересны и понятны целевой аудитории.
При этом важно помнить, что целевая аудитории по некоторым вопросам может быть весьма разнородна. И в таком случае важно ориентироваться на большинство. Так, если проведение спортивных внутрикорпоративных мероприятий интересно только 5% персонала, то отдавать под такую информацию 50% места газеты не стоит. То же относится и к понятности. Важно, чтобы нужная информация была правильно воспринята и понята читателями. Так, в одной газете мы обнаружили интервью с начальником информационно-аналитического отдела, который рассказывал о работе своего подразделения. По прочтении текста в голове оставалось только то, что человек этот безусловно умный, но вот чем он все-таки занимается и какую пользу приносит компании оставалось загадкой.
- Материалы не должны быть слишком длинными
Лучше всего воспринимаются короткие заметки и интервью, так как формат «вопрос – ответ» также воспринимается как короткая заметка. Внутрикорпоративная газета – это не научное издание, претендующее на всестороннее освящение вопроса, у нее другие задачи. И читатели, как правило, ждут фактов, а не общих рассуждений. Поэтому принцип в данном случае прост – либо коротко и четко излагать факты в коротких статьях, либо, если это не удается, представлять материал в виде интервью.
- Материалы должны быть структурированы по определенному, понятному для читателей и логичному принципу.
Например, каждый номер может быть тематическим, и все материалы соответственно рассматривают тему с разных сторон. Также можно вводить постоянные рубрики, и располагать в них соответствующие материалы. Что касается рубрик, то это очень специфический вопрос и в каждом издании они могут быть свои. Не существует универсальных для всех рубрик, каждая компания должна решить этот вопрос самостоятельно. Приведем два примера.
1. Внутрикорпоративное издание нашей компании ориентировано на поддержание отношений с клиентами и партнерами. Каждый номер посвящен определенной теме. Тема выбирается по пожеланиям клиентов и партнеров – мы опрашиваем их и выясняем, что было бы для них интересным. Эта тема освещается в постоянных рубриках «Передовица» - наша принципиальная позиция по заявленной теме, «Методическая тетрадь» - описание какого-либо метода или методики из обсуждаемой темы, «Интервью» - интервью по данной теме с представителями бизнеса. «Обмен опытом» - интересные находки наших клиентов или партнеров по данной теме, «Исторический ракурс» - мнение древних по данному вопросу и т.д.
2. Внутрифирменная газета одного из наших клиентов направлена на информирование персонала обо всех событиях, происходящих в компании. Поэтому вся информация – самая свежая и касается только жизни компании. В газете существуют постоянные рубрики: «Слово босса», «На планерке», «С днем рождения», «Наш выходной», «Знакомьтесь», «Наши достижения», «Доска почета», «Вопрос – ответ» и другие. Но кроме постоянных рубрик есть и материалы, которые не повторяются из номера в номер, а публикуются по ситуации.
- Материалы должны быть разноплановыми.
Это вызывает интерес читателей и обеспечивает освещение любого вопроса с разных сторон. Очень важно, чтобы читатели увидели и официальную версию событий, и мнения простых сотрудников. Плохо, если по прочтении газеты создается впечатление, что все материалы сделаны одним человеком, интерес к таким изданиям очень быстро пропадает. Нужно, чтобы читатели видели и разные подходы, и разные стили речи, и разные формы преподнесения материала.

Требования к внешнему оформлению:
- Оформление внутрифирменной газеты должно вызывать устойчивые ассоциации с фирменным стилем компании
Это достигается использованием в шапке издания логотипа компании, использованием в оформлении фирменных цветов и графики, а также использованием фирменных шрифтов, если таковые имеются. Газета должна быть также узнаваема как визитка, бланк или календарь компании.
- Стиль оформления должен быть единым
Все номера внутрифирменного издания должны быть выдержаны в едином стиле. Они должны выглядеть гармонично, если несколько номеров положить в ряд друг за другом. Если стиль не устраивает, и есть желание его поменять, к этому шагу нужно тщательно готовиться. И если уж менять, то окончательно. Очень несолидно выглядят издания, которые из номера в номер из самых лучших побуждений пытаются улучшить стиль и дизайн. Кроме того, и все издание также должно быть выдержано в одном стиле, чтобы стиль сохранялся на любой станице и узнавался. Это относится и к используемому графическому оформлению и к шрифтам. Недопустимо использование в одном издании разных шрифтов и шаблонов страниц.
- Важно, чтобы за постоянными рубриками было закреплено постоянное место и читатель знал, где найти интересующий его материал. Это работает и на узнаваемость издания и создание имиджа солидности.
- В оформлении нужно знать меру
Так, например, не стоит каждый заголовок оформлять по-разному. Также не стоит использовать более двух видов подзаголовков. То же самое относится и к цветовым решениям. В противном случае не избежать ощущения аляповатости и несерьезности.

Кто должен отвечать за выпуск внутрифирменной газеты
Для внутрифирменной газеты очень важен вопрос о том, кто отвечает за ее выпуск. В данном случае возможно несколько вариантов.
1. Если газета ориентирована на внутреннюю аудиторию, то ее выпуск целесообразно поручить службе персонала.
2. Если газета ориентирована на внешнюю аудиторию, то более правильным ее поручить одному из маркетинговых подразделений, например, отделу PR.
3. В принципе возможны и другие варианты в зависимости от конкретной организационной структуры. Например, выпуск внутрифирменной газеты может быть в ведомстве отдела развития или может быть создана отдельная редакция, которая будет подчинена непосредственно первому лицу компании или директору по общим вопросам и т.д.
Кроме подчинения важен принцип выпуска газеты.
Возможны три пути:
1. Для выпуска газеты может быть создано специальное подразделение (редакция).
2. Газета выпускается сотрудниками по совместительству. Они занимают различные должности в компании и дополнительно занимаются выпуском газеты. Главный редактор тоже совмещает ту работу с другими функциями.
3. Назначается освобожденный главный редактор, а всю остальную работу осуществляют сотрудники других подразделений по совместительству.
Выбор пути зависит от размера компании, объема газеты и ее периодичности.

Технология создания собственной газеты
Технология создания внутрикорпоративной газеты, после того, как выработана концепция издания и определен формат и стиль осуществляется, выглядит следующим образом:
1. Обсуждение всех задач текущего номера и составление плана номера
2. Определение ответственных за подготовку материалов и установление сроков
3. Подготовка всех намеченных материалов, сбор информации
4. Передача всех материалов главному (или выпускающему) редактору для редактирования. Если издание очень большое, то вводится штат редакторов, так как одному человеку становится не под силу отредактировать все материалы. Редактор основное внимание уделяет выдержанности материала стилю и соответствие его целям издания.
5. Корректура. Обязательно нужно, чтобы все материалы прочитывал или профессиональный корректор, или если издание небольшое и компания не может себе этого позволить, несколько самых грамотных сотрудников. Отсутствие ошибок – очень важный элемент имиджа любого печатного издания.
6. К этому моменту все материалы готовы, проверены, и можно передавать их профессионалам для макетирования и верстки. Эту работу целесообразно осуществлять на стороне, заключив, например, договор с типографией.
7. Утверждение номера. Перед тем как передавать номер в печать важно еще раз просмотреть готовый номер. На этом этапе также возможны ошибки, и их нужно устранить до того, как материалы пошли в печать
8. Печать номера.

Периодичность и распространение газеты
Периодичность внутрифирменного издания зависит от поставленных перед ним целей и возможностей компании. Для крупных предприятий газета может выходить несколько раз в неделю, для небольших компаний – это может быть 1 раз в 1 – 2 месяца. Если издание выходит чаще, чем 1 раз в месяц, то необходимо создание отдельной редакции, хотя бы освобожденного главного редактора. Если периодичность - 1 неделя и менее – то требуется уже полноценная редакция.
Распространение – также очень важный вопрос. Если газета выпущена, но не дошла (или не вовремя дошла) до конечного потребителя, то все усилия по ее выпуску напрасны. В небольшой компании есть возможность раздать газету каждому сотруднику на рабочем месте. В крупных компаниях, имеет смысл осуществлять распространение более централизовано. Например, доставлять газеты на подразделение, а внутри подразделения за распространение будет отвечать отдельный сотрудник. Если выпускается многополосная полноформатная газета с большой периодичностью, то можно даже оформить на нее персональную подписку всем желающим. Например, если на цех выдается 20 экземпляров и они находятся в общем пользовании, возможно какой-то сотрудник захочет иметь свой собственный экземпляр и подпишется на газету за небольшие деньги.

Типичные ошибки
Типичные ошибки при выпуске внутрифирменных газет состоят в нарушении тех принципов, которые мы изложили в статье:
1. Нечетко выделена целевая аудитория, издание непонятно для кого делается и в итоге никого не устраивает.
2. Политика газеты либо слишком официальная и выстроена под лозунгом «одобрямс», либо наоборот, газета берет пример с «желтой прессы» и всячески дистанцируется от «продажного» («никчемного», «заевшегося», «обленившегося» и т.д.) руководства. В итоге, газета либо не имеет никакого доверия у сотрудников, либо не решает задач информационной политики компании.
3. Газета имеет перекосы в содержании материалов. Например, в газете освещается только общественная жизнь коллектива, но очень мало информации по производственным вопросам. Или газета пишет только о нескольких ведущих подразделениях, но постоянно «забывает» обо всех остальных.
4. Материалы написаны сухим, скучным языком. Их трудно читать и воспринимать.
5. Каждый номер не похож на предыдущие, газета не узнаваема, постоянно меняется.
6. Стиль корпоративной газеты не соответствует фирменному стилю компании. Например, логотип компании выдержан в серо-зеленый цветах, а в оформлении газеты используются синий и красный.
7. Газета вообще не имеет своего лица, она бледная и унылая.
8. У газеты нет четкой периодичности, она выходит от случая к случаю.
9. Качество полиграфии внутрифирменной газеты невысокое, что, безусловно, снижает ее имидж в глазах персонала.
Эти пункты можно отнести к довольно распространенным явлениям при выпуске внутрифирменной газеты, конечно, бывают и другие промахи, но они случаются реже.
Все эти ошибки вполне устранимы. Прежде всего, за счет четкой информационной политики и определения концепции издания, а также за счет привлечения к этому делу людей неравнодушных, болеющих за компанию, и к тому же имеющих способности к журналистике. Если компания сумеет найти и подключить к этому делу таких энтузиастов, то даже при отсутствии у них необходимых знаний и опыта, они постепенно сделают внутрифирменную газету и уважаемой и любимой всем коллективом.

 
Яндекс.Метрика
© ООО "АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги", 2002 г.

Рисунок: Вараксина А. С.
http://www.horse.galactic.ru
Дизайн:Иванов А. В.
http://www.qdesnik.ru