О компании

Главная страница сайта
История нашей организации
Основные проекты
Наша миссия
Наши принципы
Координаты
Персонал
Вакансии
Отзывы и благодарности
КСО
Презентация компании

 

Виды услуг
Консультирование
Исследования
Тренинги
 

Руководителю
Меню консалтинговых продуктов
Примеры проектов
Ответы на вопросы руководителей
 

Читальный зал
Наши статьи
Наши вестники
Наши тесты
Наши исследования
Рекомендуем почитать
Словарь консультанта
Фотоархив
 

Наши партнеры
Наши партнеры

english version карта сайта обратная связь

  Читальный зал  
 
НАШИ СТАТЬИПослать ссылку на эту статью
Подписаться на рассылку новых статей от «Аксима: Консалт»

ОПРЕДЕЛЯЕМ ПОТРЕБНОСТЬ В ПЕРСОНАЛЕ
Скриптунова Е.А,
"Турбизнес", №7, 2003
.

Тема планирования потребности в персонале сегодня приобретает все большую актуальность. Многие предприятия уже заняли определенную долю рынка и им все сложнее увеличивать объемы продаж. С другой стороны, известно, что повысить прибыльность предприятия возможно двумя способами: либо увеличивая объемы продаж, либо сокращая издержки. А так как увеличивать объемы продаж становится все труднее, все больше предприятий ставят перед собой задачу сокращения издержек.
Анализ издержек показывает, что, как правило, достаточно большую долю расходов предприятия в сфере услуг составляет заработная плата сотрудников. Поэтому многие руководители задумываются: а есть ли возможность как-то сэкономить на этой статье расходов. Неизбежно встают вопросы: насколько напряженно работает персонал, нет ли возможности повысить интенсивность их работы. Здесь и возникает необходимость точной оценки потребности в персонале. Сколько человек хорошо справятся с выполнением поставленных задач, нет ли функций, которые можно было бы совместить и поручить одному сотруднику, насколько можно увеличить плановые показатели, чтобы имеющиеся сотрудники справились - это вопросы приобретают все большую значимость.

С другой стороны, если планируется расширение бизнеса, выход на новые рынки, открытие новых программ, работа с новыми странами, использование новых форм (например, отдых плюс образование), то также встает вопрос: сколько новых сотрудников необходимо привлечь.
На эти вопросы можно ответить, используя следующую технологию определения количественной и качественной потребности в персонале (1).

1 этап. Определение целей компании на год и стратегии их достижения. Определение на основе целей компании текущей политики в отношении персонала.
Например, если в ближайший год вы планируете увеличить объем продаж на 20% (без открытия новых направлений) и повысить эффективность труда, вероятно, имеет смысл проанализировать, справятся ли сотрудники с возросшей нагрузкой и можно ли сократить относительные издержки, повысив производительность труда. Скорее всего, это будет вполне выполнимая задача. Важно только продумать, за счет чего вы сможете повысить производительность труда (2) . Это может быть перераспределение функций, стандартизация некоторых видов работ, оптимизация документооборота, сокращение излишних форм, введение обязательных нормативов (например, для менеджеров по продажам - не менее 20 звонков клиентам в день) и другое в зависимости от сложившейся ситуации.
Или вы планируете открыть новое направление работы (например, страну). Скорее всего, целесообразнее взять на эту работу отдельного сотрудника. Если вы планируете выйти за год на значительный объем продаж, вам необходимо оценить какими темпами будет увеличиваться объем продаж и запланировать привлечение новых специалистов в течение года.

2 этап. Составление матриц бизнес-процессов.
Матрица бизнес процессов представляет собой таблицу, которая составляется отдельно на каждый бизнес-процесс. По горизонтали в ней указываются действия в бизнес-цепочке, по вертикали - должности сотрудников. На пересечении строк и столбцов указывается, какую функцию выполняет данная должность относительно данной функции.
Используются следующие обозначения:
П - подготовка решения, сбор информации
С - Согласование решения
Р - Принятие решения
И - Исполнение
Уи - Участие в исполнении
К - Контроль

Например, Бизнес-процесс "Размещение рекламы в СМИ" состоит из 8 шагов (см. таблицу).
Рассмотрим, к примеру, 5 шаг - "Оформление документов на размещение рекламы". Он осуществляется следующим образом:
- Менеджер по маркетингу готовит необходимую информацию, собирает документы от предполагаемых провайдеров рекламных услуг - П
- Директор, принимает решение - утверждает выбор провайдера - Р
- Документы согласуются у юриста и главного бухгалтера - С
- После согласований, директор подписывает документы - Р
- Бухгалтер проводит платеж - И
- Главный бухгалтер контролирует правильность и своевременность оформления документов - К

Размещение рекламы в СМИ

Директор

Менеджер по марктеингу

Менеджер по продажам

Менеджер по обслуживанию клиентов

Офис-менеджер

Секретарь

Юрист

Главный бухгалтер

Бухгалтер

It-менеджер

1. Разработка стратегии маркетинга, в том числе определение целевых клиентов и способов донесения до них нужной информации

РК

ПИ

С

С

_

_

_

_

_

_

2. Составление плана маркетинга и бюджета маркетинга

РК

ПИ

С

С

_

_

_

С

_

_

3. Выбор носителей рекламы (газеты, журналы, Интернет, радио, в местах продажи)

К

ПИР

С

С

_

Уи

_

_

_

_

4. Составление рекламных сообщений

К

ПИР

С

С

_

_

_

_

_

_

5. Оформление документов (договор, счет и т.д.)

Р

П

_

_

_

_

С

СК

И

_

6. Размещение рекламы в СМИ

_

ПРК

_

_

И

Уи

_

_

_

_

7. Размещение рекламы в Интернете

_

ПРК

_

_

_

_

_

_

_

СИ

8. Оценка эффективности рекламы (учет обращений по данной рекламе)

_

ПРК

И

Уи

_

И

_

_

_

_

3 этап. Определение качественной потребности в персонале.
На основании матриц бизнес-процессов, определяются все функции, которые позволят достичь намеченных на 1 этапе целей.
Все функции группируются по признакам сродства (сходные функции, которые могут эффективно выполняться специалистом определенного профиля определенной квалификации). Таким образом, мы получаем качественный состав персонала.

4 этап. Определение нормативов работы.
После выявления всех необходимых функций, важно понять, сколько человек справится с поставленными задачами. Для этих целей разрабатываются нормативы работы. Для многих отраслей, особенно промышленности, существуют нормы выработки. Однако для отраслей, которые в последние годы приобрели новое качество, общие нормативы не разработаны. К таким отраслям относится и туризм. Поэтому единственный способ разработать нормативы - это сделать это самостоятельно эмпирическим путем. В качестве точки отсчета можно использовать фотографию рабочего времени сотрудников на тех участках, которые планируется оптимизировать. Можно проводить как самофотографию, когда сотрудник сам фиксирует все выполняемые им дела и затраченное на это время, так и наблюдение со стороны.
Для учета затрат рабочего времени используется следующая форма:

Выполненная операция Время начала операции Время окончания операции Длительность операции Код операции Примечание
1 2 3 4 5 6 7
             

Пункты 1 - 4 заполняются в процессе наблюдения, пункты 5 - 6 заполняются в ходе анализа. Код операции позволяет группировать операции. Основания группировки выбираются в зависимости от специфики должности.

5 этап. Определение количественной потребности в персонале.
Зная нормативы выполнения различных видов работ и плановые показатели по ним, мы можем определить, сколько человек необходимо для выполнения целей организации.
Например, норма обслуживания одного клиента составляет 30 минут. Кроме того, менеджер по обслуживанию клиентов должен составлять отчетность, что занимает 1 час в день. Еще 1 час он должен тратить на изучение документов, новой информации. 30 минут - на анализ своей работы. Около 30 минут он должен тратить на прием и передачу информации от других отделов. Кроме того, каждый день он обязан присутствовать на оперативных совещаниях - 20 минут. Итого получается, что в день менеджер должен обслужить 8 клиентов. При 8 часовом рабочем дне еще 40 минут остается на отдых и непредвиденные расходы времени.

Таким образом, получается, что в месяц 1 менеджер по обслуживанию клиентов сможет обслужить около 170 клиентов. Если для обеспечения запланированного объема продаж (с учетом среднего размера заказа) компания должна обслужить 400 клиентов, то получается, что ей необходимо 2 менеджера на полную ставку и еще один сотрудник, который будет совмещать эту работу с какой-либо другой. Например, это может быть начальник отдела обслуживания, который будет обслуживать VIP-клиентов, а также осуществлять управление отделом, проводить анализ клиентской базы, участвовать в разработке маркетинговой стратегии и т.д..

Описанная технология достаточно трудоемка, особенно на этапе описания бизнес-процессов и разработке нормативов. Поэтому на первом этапе можно составить такие матрицы бизнес-процессов и нормативы только на отдельные виды работ, на те участки, которые вызывают сомнения в оптимальной загрузке персонала.
Кроме того, полученные данные можно использовать для составления должностных инструкций, для формулирования требований к персоналу при подборе и в системе мотивации.

Вопросы:
1. Планируете ли вы, сколько и каких специалистов вам потребуется? Как часто вы это делаете? На какой период?
2. Связано ли в вашей организации планирование потребности в персонале со стратегией развития компании? Каким образом?
3. Каким образом вы планируете потребность в персонале?
4. Какие трудности у вас возникают при планировании потребности в персонале? Как вы их преодолеваете?
5. Есть ли категории работников, в которых вы ощущаете недостаток? А излишек?
6. Используете и вы на своем предприятии какие-либо нормы и нормативы (выработки, затрат рабочего времени на операции, норм обслуживания, норм привлечения клиентов и т.д.)?

1. Количественная потребность - это сколько сотрудников требуется для решения поставленных задач. Качественная потребность - какой квалификацией должен обладать каждый из сотрудников.
2. Производительность труда - количество выполненной (на определенной качественной уровне) работы в единицу времени.

 
Яндекс.Метрика
© ООО "АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги", 2002 г.

Рисунок: Вараксина А. С.
http://www.horse.galactic.ru
Дизайн:Иванов А. В.
http://www.qdesnik.ru