О компании

Главная страница сайта
История нашей организации
Основные проекты
Наша миссия
Наши принципы
Координаты
Персонал
Вакансии
Отзывы и благодарности
КСО
Презентация компании

 

Виды услуг
Консультирование
Исследования
Тренинги
 

Руководителю
Меню консалтинговых продуктов
Примеры проектов
Ответы на вопросы руководителей
 

Читальный зал
Наши статьи
Наши вестники
Наши тесты
Наши исследования
Рекомендуем почитать
Словарь консультанта
Фотоархив
 

Наши партнеры
Наши партнеры

english version карта сайта обратная связь

  Читальный зал  
 
НАШИ СТАТЬИПослать ссылку на эту статью
Подписаться на рассылку новых статей от «Аксима: Консалт»

ВНУТРЕННЕЕ МОШЕННИЧЕСТВО В ОРГАНИЗАЦИИ
Скриптунова Е.А., Шипулин М.В.
Секретарь-референт сентябрь 2006

«Неси с завода каждый гвоздь –
ты здесь хозяин, а не гость»
Советская народная мудрость

Тема обмана (воровства, мошенничества) организации, в которой человек трудится, была актуальна во все времена. До перестройки считалось чуть ли не само собой разумеющимся при случае принести с работы нужную мелочь. Объясняли это тем, что у людей нет чувства собственности. Старательно прививаемое и, наконец, привитое социализмом отношение к народному богатству как к общей собственности давало, якобы, свои плоды. «Все вокруг народное – все вокруг мое». Еще одна характерная поговорка советских времен. Но настали другие времена, а что же изменилось? В перестройку появился даже новый термин «прихватизировать» (причем употреблялся он далеко не всегда с негативным оттенком). Вообще, в данном вопросе называть вещи своими именами у нас как-то не принято. Не вор, а несун, неблагонадежный, нелояльный или просто несознательный сотрудник. Это довольно примирительное, попустительское отношение к воровству имеет глубокие культурные корни, однако в данной статье мы хотим поговорить о другом. Культура целого народа меняется долго, а убытки от действий собственных сотрудников компании несут постоянно. И делать вид, что ничего не происходит можно только до первого серьезного инцидента. И только наступив на подобного рода грабли, руководители задумываются – почему такое произошло именно в нашей компании и что же теперь делать?

Для начала отметим, что на попытки ответить на вопрос – «Почему это случилось именно в нашей компании?» не стоит даже тратить времени. Судя по нашим многочисленным наблюдениям, такое время от времени случается в каждой компании. Конечно, где-то это всего лишь досадный эпизод и недоразумение, а где-то явление приобрело массовый характер. Однако, полностью избежать воровства, видимо, вряд ли возможно. Не даром же говорят «от сумы и от тюрьмы не зарекайся», можно добавить и от вора тоже. Наверное, нет человека, у которого хоть раз в жизни что-нибудь да не украли. Также и с организацией. Вопрос же состоит в том, чтобы исключить «дыры» системного характера и свести возможности воровства к минимуму. Не стоит провоцировать вора и оставлять на видном месте кошелек в открытой машине. А в организациях иногда именно доступность и легко осуществимость мошенничества приводят к его росту. Именно поэтому акцент в данной статье мы бы хотели сделать не на том, как искать вора и как его наказывать, а на том, как свести к минимуму возможности воровства.

А для того, чтобы предотвратить воровство и мошенничество, очень важно понимать, какие в принципе возможны его виды и какие превентивные меры наиболее адекватны в каждом случае.

Виды мошенничества и возможные превентивные меры

Итак, разберемся с тем, какие виды воровства наиболее часто можно наблюдать в современных организациях.

1. Использование служебного положения в личных целях.

Подвидов у этого вида мошенничества может быть очень много. Начиная от ксерокопирования любовных романов (или, что ничем не лучше, учебников) в 300 страниц на копире компании (естественно, без разрешения руководителя) до получения откатов и прочих неположенных вознаграждений.
Вот лишь несколько наиболее типичных зарисовок.

«Грехи студентов»

Если в компании работает студент (вечерник, заочник), то, скорее всего, в рабочее время он, время от времени, будет:

  • переписывать или копировать лекции и лабораторные работы;
  • вести S М S или E - mail переписку с сокурсниками по различным наиважнейшим студенческим делам
  • скачивать из интернета рефераты и курсовые
  • оформлять и распечатывать эти самые курсовые и рефераты

И это далеко не полный перечень возможных прегрешений работника-студента. Причем чаще всего студент пользуется своим служебным положением, что называется по наивности. Он считает, что не делает ничего плохого, подумаешь лекции «отксерил». Для более взрослого сотрудника очевидно, что используя ресурсы компании, да еще в рабочее время (вместо выполнения прямых служебных обязанностей) он ведет себя неправильно. Студенты же, в силу молодости, часто не понимают, что допустимо, а что нет.

Поэтому компания, которая принимает на работу студента, должна отдавать себе отчет, что пользоваться служебным положением такой сотрудник все равно будет. Задача же компании данный процесс контролировать и не давать ему переходить разумные границы. Как минимум руководитель сотрудника-студента должен разъяснить ему, что все вышеперечисленные действия не приветствуются и крайне нежелательны, но если все же необходимо в рабочее время заниматься учебными вопросами (да еще и с использованием ресурсов компании) обязательно необходимо попросить разрешения у руководителя. На деле же руководители не считают нужным уделять этому вопросу внимание, считая его само собой разумеющимся, а когда студент переходит все границы – удивляются и сетуют на нерадивость молодежи. Если же сотруднику-студенту начать вдруг предъявлять претензии, то вполне логично получить от него ответ «А я не знал, что нельзя, мне никто не говорил». И если подходить формально – он будет прав. Кроме того, полезно не оставлять студента наедине с техникой и самим собой. Контроль, хотя бы эпизодический, за тем, чем именно он занят, очень важен. Если знаешь, что тебя в любую минуту могут проверить – не будешь злоупотреблять без крайней необходимости.

Грехи «интернето-зависимых» сотрудников

Почти в каждой компании можно найти сотрудника, который начинает себя плохо чувствовать и практически теряет работоспособность, если не имеет возможность часа 2-3 рабочего времени провести в интернете. Можно играть в игры, можно читать новости, можно каждые пять минут проверять курс доллара и погоду, можно переписываться с друзьями или «тусить» в форумах, можно «скачивать» музыку, а можно и вовсе посещать порносайты (все перечисленное мы не раз наблюдали в различных компаниях). Да мало ли чудесных возможностей дает интернет! Однако его фанаты обычно не задаются вопросом: а сколько теряет компания на вроде бы безобидных шалостях сотрудников. Начать с того, что человек получает зарплату, а сам в это время не работает, а развлекается. Чистой воды мошенничество. Не говоря уже о том, что компания вынуждена оплачивать интернет-трафик, что тоже является существенными затратами.

Опыт показывает, что для настоящих фанатов, такие преграды как открытый доступ лишь к ограниченному спектру ресурсов – не помеха. Любитель интернета найдет, как себя развлечь. И опять основной способ предотвращения – это разъяснения и контроль. Кроме того, если сотрудник хоть раз уличен за подобными занятиями, с этой минуты необходимо уделять ему максимум внимания. У него всегда должен быть напряженный план работы, выполнение которого строго контролируется. Если планы не выполняются с завидной регулярностью, то, очевидно, что сотрудник так и не смог преодолеть соблазн и возможно проще расстаться, чем пытаться его перевоспитывать.

Грехи водителей

Также довольно распространенный способ использования служебного положения – это использование служебного транспорта в личных целях. Контроль в данном случае осуществлять сложно, хотя и возможно. Так, например, с недавних пор стали выпускать специальные счетчики для машин, перехитрить которые практически невозможно. Однако и здесь основной способ предотвращения мошенничества – это усиление контроля, разъяснение и информирование персонала о внимании к данному вопросу. Кроме того, в данном случае не повредит введение жестких норм расходования бензина. И пусть даже они будут чуть больше, чем реально требуется, зато «плач Ярославны» о том, что «весь день стоял в пробках, поэтому и бензина нет, и пробега нет» – можно просто не принимать во внимание. Есть норма и весь разговор.

Грехи специалистов по закупкам

Увы, но откаты стали чуть ли не неотъемлемой частью продаж. Более того, многие продавцы открыто заявляют, что если не дать откат – то и вовсе ничего не продашь. Уже в самой сути отката лежит прямой обман компании. Поставщик выставляет счет, в сумму которого включено вознаграждение сотрудника, давшего согласие на сделку. Получается, что сотрудник, осуществляющий закупки, заставляет компанию платить ему дополнительное вознаграждение помимо ее воли.

Предотвращение данного вида мошенничества реализуемо на практике сложнее всего. Но некоторые отработанные методы борьбы с этим злом все же существуют. Во-первых, это четкая политика компании, относительно недопустимости откатов (ни получения, ни предоставления). В реальности же мы наблюдаем, как руководители поддерживают сетования сотрудников и в лучшем случае закрывают глаза на откаты, в худшем же сами учат сотрудников, что и как делать. Когда же явление захлестывает всю компанию, и ее репутация стремительно катится вниз, а издержки растут – хватаются за голову и не знают что делать. Поэтому, чтобы избежать этого вида мошенничества, руководители должны говорить о его недопустимости при каждом удобном случае, чтобы сотрудники понимали, что если они на это пойдут, значит, они идут на обман компании. На порядочных людей этот метод действует. А что делать с непорядочными? Лучше всего не иметь с такими дела вовсе. То есть уже на стадии отбора выявлять потенциальных обманщиков. Для этого существуют определенные приемы, о которых речь пойдет ниже. Кроме того, хорошо работает такой способ контроля, как временная замена сотрудника (например, ушедшего в отпуск). Лучше всего, если руководитель сам поработает с контактами (клиентами, партнерами, поставщиками, контрагентами) временно отсутствующего сотрудника. Очень часто договоренности между обманщиком и его партнером быстро всплывают.

Естественно, что ущерб компании в приведенных (и многих других) случаях может различаться в сотни и тысячи раз, однако сути данного вида мошенничества это не меняет. Сотрудник, имеет доступ к ресурсам компании и использует их в своих личных интересах, в результате чего компания несет убытки (от необходимости покупать израсходованный сотрудником картридж до недополученной компанией прибыли).

2. Прямое мошенничество и воровство.

Данный вид воровства состоит в том, что сотрудником присваиваются материальные ценности или деньги компании. Этот вид воровства случается значительно реже, и идут на него лишь сотрудники с патологическими наклонностями. Тем не менее, и этот вид мошенничества необходимо уметь предотвращать, или хотя бы минимизировать риски в данном направлении.

Примеров такого мошенничества также довольно много, и размер ущерба также может отличаться в разы. Приведем некоторые типичные случаи.

Воровство канцтоваров

Довольно часто сотрудники уносят с работы ручки, блокноты, папки, дискеты, бумагу и т.п., чтобы дома пользоваться всем этим в личных целях. Сложность борьбы с этим видом воровства состоит в том, что люди обычно не считают унесенную домой ручку (и тому подобную «мелочь») воровством. А зря. Ведь это тоже расходы компании. И расходы, понесенные ею для обеспечения определенных бизнес-процессов. А вовсе не для обеспечения всем необходимым сотрудников и их близких. Для этих целей компания платит персоналу зарплату. Но сотрудникам просто лень идти в магазин и покупать там ручку за 10 рублей. И в итоге такого расхитительного отношения не только год от года растут расходы на канцтовары, но и прибавляется работа сотрудникам, осуществляющим закупки – закупать те же ручки приходится все чаще и чаще. Конечно, бороться с этим нужно, но если не знать меру, то можно принести такой борьбой больше вреда, чем пользы. Так в одной компании, страдавшей от этого вида воровства, руководители, отчаявшись, ввели досмотр личных вещей сотрудников на проходной. В итоге воровство только усилилось. Сотрудники озлобились и тащили из компании все, что не попадя, уже просто из вредности, дабы показать, как ловко они сумеют обмануть глупое руководство. Гораздо разумнее просто время от времени разъяснять сотрудникам недопустимость такого поведения. И прибавить к этому бесплатную раздачу персоналу канцтоваров с фирменной символикой. Этим и минимальные потребности сотрудников в канцтоварах будут удовлетворены, и живая реклама компании будет проводиться.

Воровство товара

Если компания производит (или продает) что-то полезное в домашнем хозяйстве (а не ракеты или станки), то сотрудники (фабрик, заводов, комбинатов и магазинов) могут воровать производимый ими же товар. Это может быть все, что угодно. Все, что можно использовать в быту: колбаса, телефоны, лекарства, украшения, краски и т.д. и т.п. Способы борьбы с этим видом воровства могут существенно варьироваться, в зависимости от специфики компании и сложившейся корпоративной культуры. Так, на одном мясокомбинате ввели правило, что сотрудник может раз в месяц делать бесплатный заказ продукции на 1500 рублей. Этого оказалось достаточным, чтобы воровство прекратилось. Более того, некоторые сотрудники «не выбирали» продукции на положенные им 1500 рублей, им хватало и меньшего количества. Однако на другом предприятии аналогичная мера ни к чему не привела. Дело оказалось в том, что персонал воровал колбасу не для личного потребления, а продавал соседям и знакомым по более низким ценам. Но в любой случае, если потенциально товар привлекателен для воровства, то и меры должны приниматься заранее. Во-первых, необходим учет товара и контроль остатков. Если на предприятии не отлажен учет и не проводятся инвентаризации, очень часто такое воровство вообще остается незамеченным, что естественно, еще больше расхолаживает сотрудников. Далее, выборочный (а возможно и тотальный) контроль на проходной. Охранника в любом случае должен насторожить человек, идущий с работы с большой сумкой. Ну и конечно, должны быть показательные (в назидание всему коллективу) наказания вора (вплоть до увольнения). Персонал должен знать, что его ждет в случае воровства. И видеть, что это не простые угрозы.

Мошенничество, требующее высокой квалификации («хакерство», махинации на бирже, юридические вопросы и др.)

Этот вид воровства относительно новый и требует высокой квалификации сотрудника, совершающего его. Например, это использование кодов компании для перекачки ее средств на свой банковский счет. Или сложные манипуляции на фондовой рынке. Или перевод активов компании в собственное пользование Например, нам известен случай, когда один из руководителей оформил товарный знак компании лично на себя. Когда это всплыло, его, конечно, уволили, но компании пришлось проводить кампанию по ребрендингу (а это, как известно, колоссальные затраты).

Отметим, что данный вид мошенничества совершается обычно людьми трех типов:

  1. Самые настоящие мошенники, приходящие в компанию, чтобы воровать. То есть они прекрасно понимают, что они делают, более того, специально устраиваются на работу туда, где это проще сделать. Можно сказать, что это профессионалы. Бороться с такими очень сложно, они обычно хорошо маскируются, проявляют лояльность, показывают отличные результаты в работе и всячески стараются зарекомендовать себя с лучшей стороны. Если их приняли на работу, то факт воровства обычно обнаруживается уже слишком поздно. Поэтому нужно сделать все, чтобы отсеять таких профессионалов на этапе отбора.
  2. «Гении», которым интересно, а что получится, а справятся ли они с такой задачей. Личное обогащение в таких случаях может быть лишь побочным, неглавным мотивом. Несмотря на то, что гении могут принести компании пользу, все же стоит их опасаться и быть настороже. Дело в том, что у гениев несколько размыты моральные границы. И «что такое хорошо, а что такое плохо» в их интерпретации может если не ошеломить, то уж удивить точно.
  3. Люди склонные к шантажу. Если они при этом обладают высокой квалификацией и доступом к закрытым источникам информации, то не могут устоять перед соблазном легких денег. Наиболее адекватный способ предотвращения мошенничества в данной ситуации: управленческие меры, как то ограничения полномочий, порядок с уровнями доступа к информации и т.п.

Воровство как шаг отчаяния

Некоторые люди, попав в трудную жизненную ситуацию, не находят ничего лучшего, как пойти на воровство в собственной компании. Самый прозаичный пример – взять деньги из кассы до зарплаты. Если же ситуация действительно серьезная (например, заболел ребенок или необходимо возместить значительный материальный ущерб), то и самовольный «заем» у компании может быть очень существенным. Чтобы предотвратить такие ситуации руководителю необходимо быть в курсе личных дел сотрудников. Более того, сотрудники должны знать, что со своей бедой они могут обратиться к начальнику и тот, по возможности, поможет.

Просто воровство

Это может быть воровство ценностей из сумок коллег, воровство денег из сейфа и тому подобное откровенное воровство. Бывает, что сотрудник получает деньги под отчет и бесследно исчезает. Или уезжает на служебном автомобиле с грузом в неизвестном направлении. Все это требует уже специального расследования, и мы не будет останавливаться на этих уголовно наказуемых деяниях подробно. Однако, необходимо отметить, что обычно, за такими сотрудниками уже тянется темный шлейф. И простая проверка по прошлым местам работы может дать всю необходимую информацию.

Профилактика воровства

Мы уже несколько раз упоминали, какие меры профилактики воровства можно использовать. Давайте систематизируем эти меры, что называется, по мере поступления.

1. Отсев потенциально ненадежных сотрудников на этапе подбора.

Кадровая политика компании должна четко фиксировать, что люди, склонные к воровству, на работу не принимаются. Таким образом, данный критерий обязательно должен учитываться рекрутерами компании.

Можно выделить несколько способов проверки:

1. Проверка анкетных данных и получение отзывов с прошлых мест работы. Если данные анкеты, заполненной кандидатом, разняться с данными полученными другими путями (звонки бывшим работодателям, рекомендодателям, записям в трудовой книжке, паспортным данным), то с таким кандидатом лучше дело не иметь. Как известно маленькая ложь рождает ложь большую. Стоит иметь ввиду, что бывшие работодатели редко будут высказываться откровенно негативно (если кандидат этого опасается, он скорее просто скроет информацию о таком работодателе), однако по тону разговора можно понять их реальное отношение.

2. Интервью с кандидатом. Имеет смысл на интервью напрямую говорить о том, что в компании не принято воровать, или что есть камеры слежения. Часть кандидатов, которые целенаправленно идут в компанию воровать, после этой информации сами откажутся от работы. Кроме того, важно отслеживать высказывания кандидата. Например, фраза «У нас хороший начальник и сам живет и другим дает», обязательно должна насторожить.

Также довольно показательны бывают ответы кандидатов на такие вопросы:

  • «Как вы относитесь к воровству?»
  • «При каких условиям вы считаете возможным взять чужую вещь?»
  • «Если в компании давно лежат без дела какие-либо вещи и явно никто не собирается ими пользоваться, их можно забрать себе?»
  • «Можно ли пользоваться ресурсами компании, если этого никто не заметит и это не принесет особого вреда?»
  • «Как вы считаете, если сотрудник очень устал, то можно немного, для расслабления поиграть на компьютере?»

Даже такие прямые вопросы позволяют увидеть реакцию кандидата и сделать выводы. Обязательно нужно насторожиться, если кандидат не скрывает, что, по его мнению, воровать при определенных условиях вполне допустимо. Но необходимо обратить внимание и на слишком уверенных заявлениях о недопустимости воровства (часто кратких, лозунгового характера), а также на попытках уйти от ответа, например, задавая уточняющие вопросы.

3. Если у рекрутера есть образование и опыт можно использовать специальные тесты. Наиболее часто используются рисуночные тесты. В рамках данной статьи мы не будем подробно останавливаться на этом вопросе, так как в любом случае для работы с тестами требуется специальное образование. Кроме того, если тщательно отработать первые два способа проверки, то информации можно получить вполне достаточно для принятия решения.

2. Разъяснительные беседы с персоналом о недопустимом поведении

Уже на этапе приема, в первой беседе с новым сотрудником руководитель должен объяснить правила поведения в компании и недопустимость воровства в любых его видах. Не лишним будет перечислить сотруднику все, что считается воровством, все его виды. Так как, как мы уже упоминали, часто сотрудники просто не считают некоторые вида воровства воровством. Также разъяснительная беседа обязательно должна последовать, если сотрудник уличен в воровстве. Даже самый незначительный проступок не должен остаться без внимания.

3. Предупреждение сотрудников о существующих инструментах контроля

Если сотрудники будут знать, что их контролируют, то они начинают и работать более интенсивно, и не совершают различные нарушения. Нам известен случай, когда в целях повышения качества обслуживания и предотвращения откатов компания ввела запись всех телефонных разговоров. Сотрудников поставили об этом в известность. Вначале проверялись все звонки, потом выборочно, но сам факт, что ведется запись, резко сократил нарушения.

4. Образцово-показательные, публичные наказания провинившихся

Весь коллектив должен знать, какое наказание может последовать за то или иное нарушение. Если же нарушение произошло, также весь коллектив ставится в известность о произошедшем и о примененном наказании. В данном случае не только знание о неизбежном наказании, но и сам факт его обнародования симулирует воздерживаться от нежелательного поведения. Наиболее яркие случаи остаются в коллективной памяти, переходят в мифы и продолжают поддерживать нужный настрой еще долгое время.

5. Текущий контроль. Внезапность проверок

Любая бесконтрольность - это огромный соблазн. Чтобы его избежать контролировать нужно не только регулярно, но иногда и внезапно. Например, получившие большое распространение в последнее время пробные покупки (Программы «Таинственный покупатель»). Покупатели-инкогнито могут специально (по заданию) провоцировать сотрудников на воровство. И это тоже форма контроля.

6. Постановка сотрудникам жестких целей и планов, чтобы времени хватало только на работу и жесткий же контроль выполнения поставленных задач.

Особенно хорошо данная мера работает на предотвращение развлечений в рабочее время. Если у сотрудника жесткий план, чтобы выполнить который он должен работать с полной отдачей, не теряя ни секунды времени, у него просто не будет возможности заниматься на работе чем-то кроме работы.

7. Вовлечение персонала в борьбу с воровством.

Проблему воровства можно открыто обсуждать с сотрудниками и привлекать их к ее решению. Потому что лучше всех знают способы воровства сами сотрудники. И если регулярно проводить мозговые штурмы на тему «Как можно нанести ущерб нашему славному предприятию?», то можно узнать много нового. Более того, после того, как сотрудники сами придумывали различные способы мошенничества, им сложнее наносить ущерб компании. Таким образом, сотрудники сами становятся залогом безопасности компании.

Кроме того, стоит поощрять, чтобы сотрудники постоянно обращали внимание на возможности воровства и предупреждали даже о том, что проблема в принципе возможна.

8. Постоянный анализ всех случаев мошенничества с целью устранения провоцирующих факторов.

Но если воровство все-таки произошло, необходимо детально разобраться в случившемся, и спроецировать ситуацию на другие участки работы. Кроме того, необходимо попытаться устранить и провоцирующий фактор. Например, если кассир каждый вечер не сдает кассу, это может провоцировать ее регулярно этой кассой пользоваться.

9. Регулярный анализ бизнес-процессов, с целью выявить возможные проблемные точки и зоны, где воровство и мошенничество в принципе возможно. И далее усиление контроля и внимания именно к этим опасным зонам.

Это уже чисто управленческая задача. В компаниях существует довольно много различных бизнес-процессов и далеко не все из них идеальны. Поэтому руководителям постоянно приходится разбираться с какими-то организационными проблемами. В данном случае, необходимо помнить о том, что, оптимизируя бизнес-процесс, не стоит забывать о человеческом факторе. Если в процессе есть «дыра» рано или поздно кто-нибудь на нее наткнется, а еще спустя какое-то время может и воспользоваться. Например, бизнес-процесс разгрузки товара. Если водитель, привезя товар и разгрузив машину, должен отлучиться для подписи документов, в это время никто не мешают проходящим мимо сотрудникам часть товара унести. Соответственно, процесс нужно изменять так, чтобы товар не оставался без присмотра.

Итак, мы рассмотрели различные виды мошенничества и воровства в компаниях и возможные меры по их предотвращению. Хочется верить, что наша культура будет повышаться, и фактов воровства с каждым годом будет становиться все меньше и меньше. Но не стоит сидеть, сложа руки и ждать пока все наладится само собой. И руководство и сами сотрудники могут внести свой вклад в решение этой сложной задачи. И, прежде всего, пониманием, что любое воровство – недопустимо. И первое, что необходимо делать – это говорить об этом.

 
Яндекс.Метрика
© ООО "АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги", 2002 г.

Рисунок: Вараксина А. С.
http://www.horse.galactic.ru
Дизайн:Иванов А. В.
http://www.qdesnik.ru