Аксима

ПЕРВЫЕ ШАГИ ПОСЛЕ РЕГИСТРАЦИИ. НЕОБХОДИМЫЙ МИНИМУМ ДЕЙСТВИЙ.
Скриптунова Е.А.
"Ателье"

Предыдущая наша статья была посвящена теме выстраивания партнерских отношений в новом бизнесе. После того, как все договоренности достигнуты, можно вплотную заняться организационными вопросами. И первый вопрос на повестке дня – регистрация новой организации.

Опыт показывает, что самостоятельно заниматься регистрацией своего предприятия не только долго, но и накладно. Административные барьеры на пути начинающих предпринимателей пока еще велики. Вы потратите полтора месяца и много нервов, бегая по инстанциям и собирая «бумажки», но все равно не уложитесь в отведенные законом сроки и в итоге будете еще должны государству и уплатите довольно приличный штраф (5000 рублей и более). Поэтому, проще и дешевле не пытаться решить этот вопрос самостоятельно, а сразу обратиться в специализированную компанию, которая занимается регистрацией предприятий. Таких компаний довольно много в каждом районе Москвы и потратив 6000 – 7000 рублей, вы избавите себя от ненужной головной боли.

Но вот печать и Свидетельство о регистрации у вас в кармане и вы имеете полное право начинать бизнес. С чего же начать?

Рассмотрим необходимый минимум действий новоиспеченного предпринимателя.

Когда происходит процесс выбора направления деятельности нового бизнеса, предприниматель уже, так или иначе, задумывается о своей будущей стратегии. Но пока у него мало информации о рынке, отрасли, клиентах и конкурентах, поэтому он не имеет возможности продумать все детально. Время разработки детальной стратегии еще не пришло. Но уже с самого начала нужно провести ревизию – что из стратегических вопросов понятно, а что - нет, чтобы в будущем проработать все неясные моменты.

Поэтому одно из первых важных действий – это ответить на следующие вопросы:

Кто наши потенциальные клиенты?
Какие товары они предпочитают – каков должен быть наш ассортиментный ряд?
Каковы их потребности и ожидания? Все ли их ожидания удовлетворяются конкурентами?
Где и как наши потенциальные клиенты совершают покупки?
Кто принимает решение о покупке? На основании каких критериев?
Какую цену наши потенциальные клиенты считают оптимальной? Цена не должна быть необоснованно высокой – потребители не будут понимать, за что они платят, но не должна быть и слишком низкой - чтобы не вызывать сомнений в качестве.
Откуда наши потенциальные клиенты, скорее всего, предпочтут получить информацию о наших товарах (услугах)? Какие источники информирования мы должны задействовать?
Какая реклама лучшим образом воздействует на наших потенциальных клиентов?
Какие дополнительные виды сервиса значимы для наших потенциальных клиентов?
Должны ли мы развиваться экстенсивно (активное расширение бизнеса) или интенсивно (доведение бизнеса «до блеска», повышение эффективности при незначительном расширении объемов)? Для какого пути развития у нас больше ресурсов?
Какой имидж мы хотим создать нашей организации?
На каких конкурентных преимуществах мы будем формировать свою репутацию?

Если на какие-то вопросы не получается ответить совсем – значит необходимо это особо отметить и начинать собирать информацию и анализировать ее, чтобы разобраться в направлении движения по неясному вопросу.

Поиск офиса может стать серьезной проблемой, поэтому заниматься этим вопросом нужно сразу же, как только принято решение о создании своего дела. Это процесс трудоемкий и может занять 2-3 месяца. Поэтому к моменту регистрации предприятия желательно иметь хотя бы несколько возможных вариантов.

Чтобы найти подходящее помещение нужно проделать массу работы.

Во-первых, определиться с типом помещения, с его характеристиками, которые бы соответствовали вашей общей стратегии. Так, если вы собираетесь открывать ателье по ремонту одежды, то для вас принципиальным будет наличие больших людопотоков в месте расположения вашего офиса. А значит промышленные зоны, территории заводов за проходной, подвалы глубоко в жилом секторе для вас не подойдут.

Во-вторых, нужно составить перечень всех возможных источников (способов) поиска помещения и выбрать из них наиболее приемлемый для конкретной ситуации:

Территориальные агентства по имуществу (государственные учреждения) – следует иметь ввиду, что в свободное предложение поступает через этот источник очень мало хороших помещений. Чаще всего это подвалы и склады в неудобных местах. Поэтому на данный источник особо рассчитывать не приходится.
Коммерческие агентства по недвижимости. Если вы ищите дорогое помещение, то такие организации вполне могут вам подходить. Однако на рынке недорогих помещений действует много мошенников. Ни в коем случае не подписывайте с агентством по недвижимости договор на предоставление информационных услуг. Это простое надувательство. В обмен на ваши деньги вам предоставят несколько адресов. И далее начнется самое интересное. Телефоны по этим адресам отвечать не будут. А самих адресов может и вовсе не существовать, например, дома, с указанным номером, на данной улице просто нет. Или дом есть – но это детский сад, и никто никаких помещений там не сдает. Поэтому, вступая в отношения с агентством, настаивайте на том, что оплачивать их услуги вы будете только после подписания договора аренды с арендодателем.
Индивидуальные маклеры. В принципе, работа одиночек мало отличается от работы агентств, но за услуги они берут обычно дешевле, а действуют расторопнее. Если же маклера рекомендовал вам знакомый, который уже нашел с его помощью помещение – то это тем более неплохой способ поиска, который сильно сэкономит ваше время.
«Прочесывание территории». Иногда этот способ оказывается самым действенным. Особенно, если вас интересует конкретный район. В таком случае нужно просто обойти все административные здания данного района и переговорить с владельцами. Часто бывает, что свободные помещения есть, но никто специально их сдачей в аренду не занимается, и информации, кроме как у владельцев, ни у кого нет.

Кроме того, есть еще возможность покупки помещения и это очень выгодно в долгосрочной перспективе, хотя у малого бизнеса чаще всего таких средств не бывает.

Чем раньше у вас получиться нанять секретаря (или администратора) – тем лучше. На начальном этапе становления бизнеса существует масса дел, которыми все равно нужно заниматься, но если делать все самому, времени на собственно бизнес может вообще не остаться.

На первом этапе основанная задача секретаря будет заключаться в поддержании в порядке всех бумаг, телефонных контактах, обустройстве помещения (закупка мебели, канцелярских и хозяйственных товаров), сборе различной информации (в том числе и по источникам поиска помещения и по поставщикам).

С самых первых дней существования компании нужно решить, какой фирменный стиль вы выберите. Фирменный стиль – это визуальный способ представления вашей компании: логотип, оформление документов и офиса.

Выбор фирменного стиля опять же зависит от вашей общей стратегии. Так, например, если вы собираетесь действовать на рынке агрессивно и активно, то лучше выбирать «напористые» цвета (красный, желтый) и четкие «острые» линии. Если же для вас более важен консерватизм и классический стиль, то цвета должны быть «спокойные» - зеленый, синий, а линии плавные, закругленные.

Для формирования фирменного стиля необходимо:

выбрать фирменные цвета компании (желательно не более двух, максимум трех)
разработать в этих цветах логотип компании
выбрать фирменный шрифт компании
составить шаблоны всех документов компании (бланки писем, факсов, прайс-листы, рекламные материалы, распорядительные документы и т.д.). Шаблон включает в себя шрифт, размер кегля, поля, межстрочные расстояния, отступы, абзацы.
разработать макеты фирменной продукции на основе логотипа и шаблонов.

Особое внимание при разработке фирменного стиля уделяется цветовому и графическому решениям.

Например, нам известна компания, у которой логотип представлял собой округлый сине-серый знак, а сайт был выдержан желто-фиолетово-красной гамме с ломанными линиями, логотип же на сайте отсутствовал вовсе. В другой компании, логотип присутствовал только в буклетах и на сайте, на других материалах компании (визитки, бланки, брошюры), он не был использован. Еще в одной компании мы насчитали 5 различно оформленных вида визиток. Этот ряд примеров, к сожалению, можно продолжать долго.

Поэтому очень важно, прежде чем заказывать фирменную продукцию концептуально определиться с фирменным стилем. Наш совет – обратиться к профессиональному дизайнеру и впоследствии всю фирменную продукцию разрабатывать у него. Если вы будете менять дизайнеров, но неизбежно столкнетесь с проблемой единообразия. У каждого дизайнера свой почерк и сохранить единство вам не удастся. Поэтому, выбирая дизайнера первый раз, особо обратите внимание на то, понимает ли он ваши идеи, и получается ли у него передать их визуально. Если же и после третьей встречи дизайнер приносит вам свой креатив, который совершенно не укладывается в вашу концепцию и не соответствует вашей стратегии, но зато выглядит модно (по словам дизайнера), лучше не тратить время, пытаясь достучаться до этого творца, а просто поискать другого, с кем будет больше взаимопонимания.

Наличие фирменного стиля делает компанию узнаваемой, у компании появляется лицо, начинает формироваться имидж серьезной организации. Кроме того, постарайтесь, чтобы и логотип, и фирменный цвета имели смысл, тогда этим можно будет пользоваться и при презентации компании и при продвижении ее услуг.

К бизнес-аксессуарам начинающие предприниматели часто относятся попустительски, считая их незначимыми «бантиками», на которые пока нет времени. На самом же деле – хоть это и мелочи, но мелочи важные, которые вносят свой, и существенный, вклад в формирование имиджа новой организации.

Поэтому одно из первых дел, которым нужно заняться после регистрации компании – это разработка и заказ следующей информационно-рекламной продукции:

Визитки делаются либо для всех сотрудников компании, либо (в целях экономии) прежде всего, для сотрудников, контактирующих с клиентами и другими представителями внешней среды компании. Это руководители, менеджеры по продажам, по закупкам, юристы, маркетологи и т.д.

Визитки в рамках одной компании делаются по единому макету. По деловому этикету печатать визитки необходимо с одной стороны, не принято делать двусторонние визитки. Если у компании есть зарубежные партнеры, то изготавливается дополнительная партия визиток на нужном иностранном языке.

Мобильный и домашний телефоны не принято указывать. При необходимости они дописываются владельцем визитной карточки собственноручно в присутствии того, кому предназначается визитка.

Визитка может быть выполнена как в горизонтальном, так и в вертикальном формате – это зависит от выбранного фирменного стиля.

Бланки используются для писем, печати прайс-листов, информационных материалов, коммерческих предложений и прочих документов для клиентов и партнеров. Наличие собственного бланка подчеркивает солидность компании.

Расположение элементов на бланке зависит от выбранного компанией фирменного стиля.

Чем больше людей узнают о том, что вы открылись, тем лучше. Поэтому информирование стоит в ряду первоочередных задач при создании своего дела. В первую очередь нужно использовать личные контакты. Позвоните всем, кого вы знаете и сообщите им радостную новость. Возможно, ваши первые клиенты будут как раз из числа ваших знакомых.

Кроме того, нужно проанализировать вашу отрасль и решить, в каких справочниках вам нужно разместить информацию о себе. Обычно это общие справочники типа «Желтые страницы», «Адрес Москва» и специализированные, например, «Каталог производителей спецодежды».

Сегодня уже никак не обойтись без Интернета. Обязательно поищите электронные справочники и те Интернет-ресурсы, где зарегистрированы ваши конкуренты. Чем в больших местах вы зарегистрируете свою компанию в самом начале, тем лучше. Чуть позже можно будет провести ревизию и выбрать только самые действенные источники размещения информации о себе.

Если район оказания услуг вашей компании строго очерчен, то хорошо работает сплошное информирование жителей данного района. Можно развесить объявления в подъездах, или разложить пригласительные билеты со скидкой в почтовые ящики, или дать рекламу в местную газету, все будет зависеть от вашей стратегии и конкретных условий.

Если вы работаете на рынке b 2 b (ваши клиенты – юридические лица), то никак не обойтись без корпоративного сайта. Разработка сайта – дело очень трудоемкое, поэтому лучше начинать заниматься им сразу же. Какое-то время потребуется, чтобы определиться с его концепцией, много времени уйдет на подготовку текстов и визуального наполнения, какое-то время придется потратить и на технические вопросы создания сайта. Поэтому этот вопрос тоже не стоит откладывать в долгий ящик. Считается, что создание сайта дело дорогое. В общем-то, это заблуждение. Все зависит от того, какой сайт по объему, наполнению и «спецэффектам». Для начинающего предприятия вполне можно сделать небольшой, но приличный, и главное эффективный на начальном этапе сайт, потратив не более 10000 рублей. С особой охотой за эту работу берутся начинающие веб-дизайнеры и разработчики сайтов, для которых важен не гонорар, а возможность проявить себя и получить опыт.

Чем быстрее вы заключите первый контракт или обслужите первого клиента – тем лучше. С первых дней и даже раньше нужно все усилия сосредоточить на том, чтобы наработать собственную клиентскую базу. Естественно, на первых порах, кроме самого предпринимателя и его партнеров этим заниматься некому. Поэтому столь важно не пытаться экономить на секретаре, иначе на вопросы привлечения клиентов вас просто не хватит. А это самый важный вопрос первого этапа развития. Наработка клиентской базы состоит в работе с потенциальными клиентами.

Помните, что работа по формированию клиентской базы на первом этапе должна занимать не менее 50% вашего рабочего времени.

Многие предприниматели оказываются не готовы к тому, что уже в первые дни жизни их компании их начнет поглощать ворох бумаг. Но, кто предупрежден, тот вооружен. Сразу закупите себе 15 – 20 папок разного объема и введите за правило подшивать в них все бумаги, которые будут появляться в процессе вашей работы. Поначалу это придется делать самому, потом можно перепоручить секретарю. Тогда вы сумеете избежать тех граблей, на которые наступают многие начинающие предприниматели, считая работу с документами ненужной бюрократией. А в итоге они вынуждены готовить одни и те же документы по 2-3 раза, так как прошлые версии теряются и в нужный момент их невозможно найти.

Итак, мы описали те основные моменты, которые важно не упустить уже в первые дни существования вашей компании. Понятно, что этими действиями работа руководителя вновь образованной компании не ограничивается, но мы специально выделили именно данные направления работы, так как по нашему консультативному опыту знаем, что чаще всего именно они откладываются, упускаются из виду или недооцениваются. Первый этап становления компании отличается тем, что нужно решить сразу очень много разноплановых дел и часть из них носит разовый характер, то есть их нужно сделать один раз и на какое-то время можно о них забыть. Этот период для разных компаний длится от 3 до 6 месяцев и его условно можно назвать «период организационного становления». Далее перед новой компанией встает задача активного развития и начинать этот период нужно с четкой проработки стратегии, о чем мы и поговорим в следующей статье нашего цикла.