О компании

Главная страница сайта
История нашей организации
Основные проекты
Наша миссия
Наши принципы
Координаты
Персонал
Вакансии
Отзывы и благодарности
КСО
Презентация компании

 

Виды услуг
Консультирование
Исследования
Тренинги
 

Руководителю
Меню консалтинговых продуктов
Примеры проектов
Ответы на вопросы руководителей
 

Читальный зал
Наши статьи
Наши вестники
Наши тесты
Наши исследования
Рекомендуем почитать
Словарь консультанта
Фотоархив
 

Наши партнеры
Наши партнеры

english version карта сайта обратная связь

  Читальный зал  
 
НАШИ СТАТЬИПослать ссылку на эту статью
Подписаться на рассылку новых статей от «Аксима: Консалт»

СТРОИМ ПЛАНЫ
Пустынникова Ю.М.
Секретарь-референт №1 2006

Работа секретаря имеет ряд важных особенностей, отличающих ее от работы других офисных сотрудников: секретарь выполняет множество «мелких», но очень важных для бесперебойной работы компании задач (отправить письмо, созвониться с N и договориться на встречу, разобрать корреспонденцию), секретарь не только выполняет свои прямые функциональные обязанности, но и помогает сотрудникам компании, кроме того, в этой работе большую роль играет «элемент неожиданности» (срочные незапланированные задания, входящие звонки и т.п.). Поэтому, на первый взгляд, планировать такую работу сложно. Многие секретари и не планируют ее – просто «отдаются потоку рабочего процесса». Однако, такой подход часто приводит к тому, что многие важные но не срочные дела так и оказываются не выполненными.

На самом деле, чем больше в вашей работе «неожиданностей», тем больше необходимость эту работу планировать, чтобы не оказаться в один прекрасный день погребенной под ворохом бумаг и невыполненных поручений. Сегодня мы с вами постараемся разобраться в том, как же секретарю строить свои планы и выполнять их.

Анализ временных затрат.

Начать нужно прежде всего с наблюдения за характером собственной работы. Постарайтесь проанализировать, как строится ваш рабочий день: когда вы принимаете наибольшее количество звонков, когда обычно вы получаете поручения от руководителей, какую помощь оказываете коллегам и когда, как работаете с корреспонденцией, когда в вашей работе случается «затишье».

Сбор информации.

Для того, чтобы разобраться в этом точно, а не «на глазок» проведите для себя фотографию рабочей недели (ФРН). Для этого подготовьте себе бланки (Таблица 1).

Таблица 1. Структура бланка для проведения ФРН

Время

Вид работы

начало

окончание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В течение одной двух недель записывайте все, что вы делаете – включая самые мелкие работы (отправить письмо, откопировать документ) и все ваши нерабочие действия (попить чаю, выйти покурить, обсудить новую прическу коллеги). Старайтесь фиксировать все с точностью до минуты. И будьте честны – ведь вы ведете эти записи для себя, а не для того, чтобы показывать их кому-нибудь еще. Весьма вероятно, что вы с удивлением обнаружите, что, ведя такой контроль затрат рабочего времени, вы уже заметно повысите результативность своей работы. Ведь вы невольно будете думать «Я уже столько времени обсуждаю с Наташей ее проблемы взаимоотношений с Колей, а у меня еще столько не сделанных дел, и придется записать себе целых 15 минут, а я за это время могла бы отправить пять писем, посчитать затраты на канцтовары на следующий месяц и заказать доставку бумаги в офис» и разговоры с Наташей как-то сами собой сократятся.

Анализ полученных данных.

Когда вы соберете данные наблюдения за собой – проанализируйте их. Анализ можно вести по нескольким параметрам:

  • интенсивность загрузки по дням недели и по времени дня
  • типичные утренние, дневные и вечерние работы
  • пики входящих звонков и поручений
  • виды выполняемых работ (например: прием звонков, разбор печатной корреспонденции, разбор электронной почты, поиск информации в Интернет и справочниках, исходящие звонки, согласование работы с руководителем и т.д.) и виды нерабочих затрат времени (отдых, разбор личных писем и ответ на них, беседы с коллегами и т.д.)

Посчитав свои временные затраты в различных разрезах, вы наверняка узнаете о своей работе много нового. Так, возможно, вы увидите, что некоторые дела занимают у вас много времени потому, что вы их делаете в неудачные часы – когда все время приходится отвлекаться. Вы найдете своих «воров времени» – дел, на которые вы тратите время непродуктивно. Уверена, что после такого анализа у вас появится масса идей о том, как сделать свою работу более эффективной и размеренной: например, вы можете увидеть, что работу с документами (сортировка, подшивка) лучше всего делать вечером, а не рано утром, как вы привыкли, потому что вечером отрезок более-менее спокойной работы больше чем утром, а утро вы могли бы потратить на ревизию недовыполненных со вчерашнего дня дел, составление плана нового рабочего дня, согласование списка задач с руководителем.

Но раз уж мы решили планировать свою работу, то подойдем к этому вопросу системно. Все те идеи по оптимизации собственной работы, которые придут вам в голову в процессе анализа своих временных затрат, запишите на отдельном листе. Они обязательно вам пригодятся – только не стоит бросаться их реализовывать сразу. Для начала нужно продумать как вы реорганизуете свою работу на системном уровне.

Какие бывают планы и как их строить.

Анализируя затраты времени, вы наверняка заметили (а и всегда это знали, просто не придавал значения) что все работы, которые вы выполняете можно разделить на

  • крупные долгосрочные задачи и небольшие текущие,
  • на очень важные, средней важности, и малозначимые,
  • а также срочные и не срочные.

Планы же делятся на долгосрочные и оперативные. Первые предназначены для выполнения крупных и долгосрочных задач, вторые – для решения всех остальных. Но и видов оперативных планов есть много.

Долгосрочные планы.

Сначала разберемся с крупными долгосрочными задачами. Например, вам нужно провести ревизию файлинг-системы вашей компании и внести в нее некоторые изменения, чтобы сделать более удобной. Эта задача не решается за один день, даже за неделю вы ее вряд ли решите – только если бросите всю остальную свою работу, чего, разумеется, допускать нельзя. И даже если вы каждый день будете себе писать в план «ревизия файлинг-системы», велика вероятность, что даже за полгода вы не сдвинетесь с места – всегда будут более важные и срочные поручения. Такие задачи называются «слоновые», потому что их, как слона, нельзя съесть целиком. Только по кусочкам. А значит, для решения каждой из своих «слоновых» задач, вам нужно написать отдельный план, разбив эту задачу на множество мелких понятных и выполнимых шагов. Совокупность планов по реализации ваших «слоновых» задач станет вашим квартальным или полугодовым планом. Но план не является настоящим планом, пока в нем не запланированы сроки выполнения всех дел. Можно было бы, конечно, поставить сроки в каждом отдельном «слоновом» плане, но тогда это, скорее всего, были бы не реальные сроки – ведь при таком планировании сложно учесть и сроки выполнения других задач, и время, затрачиваемое на текущую работу. Именно поэтому сроки выполнения лучше проставлять в уже сведенном квартальном плане. При чем наиболее удобной формой в этом случае будет план-график. Ведь на нем будет наглядно видно, планируете ли вы свою нагрузку равномерно или сроки выполнения части дел лучше сместить.

Таблица 2. Пример фрагмента квартального плана-графика.

Мероприятие

Недели квартала

1

2

3

4

5

6

7

8

9

...

1

Обновление информационных материалов о компании

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1

Провести ревизию информационных материалов, определить, что нужно исправить и обновить

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2

Распределить работу среди сотрудников секретариата и стажеров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3

Внести свою часть исправлений

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4

Проверить внесенные правки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5

Отдать в «Мозайку» информацию для обновления макетов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6

Проверить макеты из «Мозайки», отметить доработки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.7

Передать счет в бухгалтерию

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.8

Контролировать сроки изготовления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.9

Принять продукцию

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.

Заказ сувенирной продукции на следующей год

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1

Определить, какая сувенирная продукция нужна, утвердить перечень и предварительный бюджет у руководства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2

Получить у «Мозайки» каталог сувенирной продукции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3

Выбрать модели

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4

Обсудить с руководством

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5

Заказать у Володина дизайн нанесения фирменной символики и макеты на выбранные модели

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

...

...

...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Однако, квартал – это довольно большой отрезок времени, поэтому в большинстве случаев для удобства использования квартальный план «режут» на помесячные отрезки. Это могут быть фрагменты плана графика, а могут быть планы составленные по следующей форме:

Таблица 3. Пример фрагмента плана на месяц.

Мероприятие

Срок

Ответств-й и исполнители

Выполнение (+/-)

 

Обновление информационных материалов о компании

  •  

Провести ревизию информационных материалов, определить, что нужно исправить и обновить

5.12.05

Отв. – я

Помогают – Маша и Ира

 

  •  

Распределить работу среди сотрудников секретариата и стажеров

7.12.05

я

 

  •  

Проверить внесенные правки

14.12.05

я

 

  •  

Отдать в «Мозайку» информацию для обновления макетов

15.12.05

я

 

 

Заказ сувенирной продукции на следующей год

  •  

Определить, какая сувенирная продукция нужна, утвердить перечень и предварительный бюджет у руководства

2.12.05

я

 

  •  

Получить у «Мозайки» каталог сувенирной продукции

5.12.05

я

 

  •  

Выбрать модели

7.12.05

Я, Татьяна Николаевна

 

  •  

Обсудить с руководством

8-9.12.05

Я, Татьяна Николаевна

 

  •  

Заказать у Володина дизайн нанесения фирменной символики и макеты на выбранные модели

12.12.05

я

 

 

Такая форма плана позволяет вам ставить отметки о выполнении, а также, если у вас есть помощники, распределить задачи между ними и записать себе, кто за какую задачу отвечает и к какому сроку должен ее выполнить.

Оперативные планы.

Теперь посмотрим, какие виды оперативных планов вам могут пригодиться, как их составлять и для чего они нужны. Основными формами оперативных планов являются планы на неделю и на день. Оба этих плана представляют собой список дел, в недельном плане еще стоят сроки – к какой дате эта задача должна быть выполнена. Наверняка вы уже составляете такие планы. Если процент их выполнения не очень высок и вы хотели бы улучшить свои результаты, то метод расстановки приоритетов может вам в этом заметно помочь.

Суть метода заключается в том, что вы классифицируете свой список дел в соответствии с их важностью и срочностью и приступаете к выполнению в соответствии с классификацией. Обычно используется следующая классификация:

  • Важные и срочные дела – самые приоритетные, им присваивается гриф А
  • Важные и несрочные, а также срочные, но не очень важные дела – это задачи второго уровня приоритета, им присваивается гриф В. Как правило, важные и несрочные (В1) дела требуют изрядных временных затрат, в то время как срочные, но не очень важные (В2) дела требуют минимум времени.
  • Не важные и не срочные дела наименее приоритетны, им присваивается гриф С. Их вы выполняете по остаточному принципу и , в случае чего, можете просто зачистить – особого вреда от этого не будет.

Таблица 4. Пример плана на день с расставленными приоритетами

  • Распечатать, подшить и зарегистрировать входящие электронной почты за неделю – В1
  • Составить и подписать приказы на отпуск на Смирнову, Кузнецова и Сапрыкина – В2
  • Отнести письма на почту - А
  • Собрать заявки на канцтовары со всех отделов – В1
  • Убраться в кабинете, разобрать бумаги на столе – С
  • Отправить факс в «Парадокс-НН» - А

Таким образом, Каждая задача из вашего списка дел на неделю и на день имеет свой буквенный гриф. При составление ежедневного плана опирайтесь на свой недельный план и текущие поручения. Задачи В1 распределяйте по всей неделе, отводя на них относительно больше времени в «свободные» дни. Если необходимо, делите их на «кусочки», как мы это делали со «слоновыми задачами». Задачи из списка «А» начинайте делать сразу же. Если они также достаточно сложны, то выполняйте их по частям, но спланируйте свою работу так, чтобы уложиться в срок даже с учетом непредвиденных обстоятельств.

Казалось бы очевидно, что при выполнении плана на день начинать работу следует с задач, имеющих гриф А, а потом приступать к выполнению В1 и В2. Но не все так просто. Дело в том, что в начале дня и после обеда работоспособность довольно низкая. Это фаза врабатываемости, продолжается она полчаса – час. Если у вас нет жесткого дед-лайна в отношении А-задач, то начало дня и полчаса после обеда лучше всего отводить на выполнение срочных, но не очень важных дел (В2): то, что они небольшие и простые помогает вам войти в темп работы и быстро обвести кружочком достаточно большое количество пунктов вашего плана – а это греет душу и вселяет энтузиазм. Но не увлекайтесь, иначе у вас не останется сил на выполнение А-задач.

Задачи В1 лучше всего выполнять в те часы, которые вы при анализе своих временных затрат определили как «часы затишья», поскольку эти задачи требуют большего сосредоточения и сознательного подхода, в то время как для выполнения А-задач лучше всего подходит первая половина дня, пока голова еще свежая и есть запас времени.

Если, выполняя серьезные и сложные задачи типа А и В1 вы утомитесь – можете прерваться и выполнить несколько небольших простых задач, типа В1 или даже С.

Но самое важное в применении этого метода – это правильно определить эти приоритеты. Ведь если вы по ошибке отнесете не очень важное, но срочное дело (В2) – например «по просьбе коллеги отправить письмо в компанию «Лютик-М» - к категории С, то последствия могут быть очень неприятные – как для компании, так и для вас с коллегой. Поэтому всегда проверяйте правильность расстановки приоритетов у своего непосредственного руководителя: во-первых, он обладает более широким видением задач и большей информацией, чем вы, а во-вторых, у него больше опыта в таких делах. Ну и в-третьих, если вы оба ошибетесь в расстановке приоритетов, ваш руководитель вас «прикроет».

Даже если вы обнаружите, что неосознанно придерживались изложенных ваше правил, мы вас уверяем, что сознательное их применение обязательно поможет вам повысить свою результативность и эффективность.

 

 
Яндекс.Метрика
© ООО "АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги", 2002 г.

Рисунок: Вараксина А. С.
http://www.horse.galactic.ru
Дизайн:Иванов А. В.
http://www.qdesnik.ru